如果你是PowerPoint 2019或是Office 365的使用者，你使用過插入標籤裡的縮放功能嗎？如果還沒用過，太可惜了！在縮放功能所展開的選單之中，總共有：摘要縮放、節縮放，以及投影片縮放三種模式，簡報者該如何使用這個功能？在什麼場合之下使用？在職場溝通中，它可以幫助我們做好更有效率的溝通嗎？
縮放功能，以最簡單的方式說明，就是可以同時提供投影片「見林」及「見樹」兩種視野。這個功能，有三種應用方式：第一種、摘要，第二種、視覺效果，以及第三種、互動式簡報製作。以縮放功能呈現互動式簡報製作，是本文所提出的概念，以及想表達的重點。
茲介紹三種應用方式如下：
縮放功能提供了摘要、視覺效果，以及互動式簡報製作的可能性
第一種、摘要功能
選單裡的第一個選項：摘要縮放，以及第二個選項：節縮放，主要都在執行摘要功能。在縮放功能出現之前，大多數簡報者是使用文字超連結的方式製作議程投影片。使用縮放功能可以將內容摘要進行視覺化，並在「見林」與「見樹」兩張投影片之間，帶入平滑的轉場效果。摘要功能，簡單來說，可以視之為建立視覺化大綱的工具。
簡報者搭配上投影片的章節管理技巧，可以讓摘要功能變得容易。只要章節位置定義清楚，在縮放功能中就能直接勾選套用，在製作上沒有太多難度。另外，讀者也可參閱前文：你所不知道的章節管理好處，進行延伸學習。
第二種、視覺效果
多年前，Prezi縮放式簡報，以無限畫布為概念的呈現方式成為一股視覺風潮。現在，使用縮放功能中的第三個選項：投影片縮放，也能輕易地達成這種呈現方式。PowerPoint裡的縮放功能好學易用，初學者只要掌握：縮放工具>格式裡的三個基本功能設定：縮放背景、返回縮放，以及變更影像，幾乎就是使用這個工具所需要的一切技巧了。
第三種、互動式簡報製作
不過，我想對於職場工作者而言，提出「以縮放功能製作互動式簡報」的概念，比起用於「議程大綱」與「視覺化效果」，在使用上，應該更具有實用性、溝通性與合理性。
在商業簡報製作的觀念中，職場簡報並不適合使用動畫效果，這倒不是因為華麗的動畫效果，容易導致觀眾視覺混亂。而是因為，動畫效果所代表的是一種主導權概念的延伸。在職場簡報中，手握主導權的人，通常不是簡報者，而是坐在台下C位的大主管或大老闆。此時，你無法完全掌握溝通進度，想怎麼聽？想聽什麼？聽到哪裡？想聽重點還是掌握細節，一切由目標對象而定。
所以，相較於單向、線性式的動畫效果，雙向、具有選擇權的互動式簡報，才是職場溝通中，簡報者需要優先掌握的製作技巧。也就是說，當我們面臨簡報倒底要簡單呈現，還是複雜說明時，其實我們兩者都不應該選，而是直接走向第三條路：利用互動式簡報的觀念，保留溝通的可能性。
舉例而言，當業務部門要解說全球業績時，就適合使用縮放功能進行互動式簡報。如果主管沒有追問，只要針對整體業績進行精簡說明即可，如果想要知道各地區的細節資訊，再利用滑鼠點選，呈現出完整及深度的內容，如影片中所示：
最後，如之前文內所述，縮放工具容易上手，幾乎沒有任何製作門檻，簡報者只要具備：縮放背景、返回縮放，以及變更影像的使用觀念，就能輕易地做出影片中的效果。我想，從互動式簡報製作的視角切入縮放功能，對於職場工作者而言，才是它的最大價值。不然，即使科技再進步、軟體版本再新，充其量也只是多了一項新功能，而不是讓我們成為一個更好的溝通者。
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