簡報製作如何創造出十倍效率？經由妥善的事前規劃，永遠是最佳作法。本文將完整介紹PowerPoint軟體中，圖形的重點預設內容、路徑與方法。讓投影片製作，達成「一次性的正確預設」，並讓後續的動作動自動完成。只剩下輸入，就是十倍速簡報製作的最高境界。
重點是，「一次性的正確預設」，「一次性」指的是執行的最小投入，這個沒有問題。但是，如何「正確預設」？這才是關鍵所在。如果無法進行有效地進行前期預設，不僅效果打折、潛能無法發揮，更有可能錯的更多，那還不如不要調整內容。
圖形預設，是簡報者提升投影片製作效率的關鍵技巧
圖形（包括：圓形、矩形，以及一切其他形狀），是簡報者最常使用的視覺化內容種類，要如何進行預設，才能達到最佳效率？在以下提供的四個建議中，第一個是針對簡報者的個人使用習慣進行客製化設定，供大家自由發揮。其他三個建議，則是筆者長期以來，以血淚與青春，所換來的簡報製作經驗值。建議學習者重新調整設定值之後，製作投影片時，可以更加得心應手，甚至達到自動化的程度。 針對簡報的圖形預設技巧，提供以下四項建議：
建議1️⃣：符合個人簡報使用習慣
例如：簡報者平常使用字型時，最常使用的大小為28pt，而PowerPoint所預設的字型為18pt，只要修正一次字型，進行預設後，從此這份檔案的圖形，直接輸入的字型即為28pt。一次性的調整，節省下無數重複放大字型的時間浪費，而且所有圖形全數適用。除了字型尺寸，其他關於圖形的細節設定，只要使用者本身覺得能讓自己製作更順手的，都可以採取相同作法進行內容預設。
調整路徑：常用>字型大小>將字型調整為28pt。
建議2️⃣：去除外框
以下建議2-4，為筆者依據簡報製作的經驗值，提供使用者參考。在大多數的圖解製作中，簡化圖案設計、去除外框線，會是一個較好的建議。這種作法，可以讓內容呈現更為簡潔，也能夠將視覺重點更聚焦在內容而非外觀設計。另外，去除外框線的設定，也與下一個建議具有連動性。
調整路徑：點選圖形>開啟右鍵選單>圖案選項>線條>無線條
建議3️⃣：文字邊界設定為0
總覺得圖形內的文字空間不夠用？明明距離圖形邊界還有不少餘裕，文字卻自動斷成了兩行。不然，就是為了能讓文字單行呈現，將全部字型尺寸集體縮小。另外，除了矩型之外，常用的圖形，例如：三角形及圓形，單行文字量將受限於圖形外觀的最大空間。因此，經常輸入不了幾個字就會自動跳行。其實，上述這些問題，都可以經由將文字邊界值預設為0的作法來徹底解決。
PowerPoint的上下邊界預設值為0.13cm、左右邊界預設值為0.25cm。也就是說，任何一個圖形，都要先扣除水平0.26cm及垂直0.5cm的公設空間，才是你能夠真正使用的有效範圍。如果，能把這個閒置空間拿來活用，該有多好？
調整路徑：點選圖形>開啟右鍵選單>文字選項>文字方塊>上下左右邊界值皆調整為0
建議4️⃣：設定自動縮小溢出文字
調整字型大小是簡報製作過程中，操作頻率最高的製作行為。在製作投影片的過程中，隨著簡報者的想法生滅，不斷地增減文字，接著就不斷地調整字型大小。這個不停放大、縮小字型的過程，能夠讓它完全自動化嗎？
在PowerPoint裡，圖形與文字之間，有三種相互調整方式。第一種、不自動調整，文歸文、圖歸圖，文圖殊途，這也就是PowerPoint軟體的預設方式，所以也會是大家最常經歷的製作體驗：不斷調整模式。第二種、縮小溢出模式，圖形尺寸維持不變，超過預設文字的尺寸會自動進行縮放，採取這個選項才具有自動化功能，這也就是我們建議大家採取的預設模式。第三種、依照文字調整圖案的大小，這個選項會讓文字尺寸處於絕對地位，圖形尺寸配合文字空間自動調整。採取這種作法，圖形外觀將大小不一，最後導致無法對齊、視覺混亂。一般精神狀態正常的簡報者，應該不會選取這個選項。
調整路徑：點選圖形>開啟右鍵選單>文字選項>文字方塊>勾選縮小溢出文字
簡報圖形預設方式：
當上述四項建議之內容調整完成後，點選圖形>開啟右鍵選單>選取設定為預設圖案，即完成了圖形預設的程序。從此之後，這份檔案所再產生的任何圖形，皆會自動符合上述所有的設定條件。
結論：
圖形，是簡報者製作投影片時，使用頻率最高的視覺化內容種類。 所以，圖形預設，是簡報者提升製作效率，最重要的關鍵技巧之一。
上述四個建議預設值，其實，彼此之間具有相互連動性。預設字型大小（建議一），決定了圖形內字型的最大尺寸，如果文字空間超過了這個最大值就會自動進行調整（建議四），而文字的邊界值也將影響文字的自動縮放範圍（建議三)，如果將圖形的外框線去除（建議二），當文字接近邊界時，在視覺上也比較不會覺得擁擠壓迫。
簡單來說，以上四個建議，就是讓圖形內的文字，經由預設技巧，讓它擁有客製化、簡潔化、最大化、 自動化的可能性。如果以更簡單的方式來說，就是讓圖形內的文字，擁有自動化的文字編輯能力。
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