簡報者除了製作投影片之外，也經常有製作簡報書面資料的需求。除了自己使用、較為簡單扼要的投影片之外，也希望台下聽眾聽完後，能帶走一些資訊完整的內容，以便於重點回顧及事後溝通。在重要場合中，如何才能製作出一份真正專業的簡報書面資料呢？
通常，簡報者採取下列幾種作法處理書面資料：1.直接輸出投影片，選擇單張或多張方式。2.採取備忘稿模式輸出，即一張A4紙，上半投影片、下半備忘稿。3.大綱模式。4.匯出至Word製作講義。
上述幾種作法，主要考量皆以時間 / 效率為製作重點，在視覺呈現、專業度及內容彈性上稍嫌不足。在重要場合中，如果想要做出一份真正專業等級的簡報書面資料(如下圖所示)，建議採取以下作法：
步驟一、完成投影片設計，此為簡報者所使用。
步驟二、進入備忘稿檢視模式，開始製作書面資料。路徑：檢視 > 備忘稿。
步驟三、刪除備忘稿內容框。路徑：點選備忘稿內容框> 按下Delete鍵或滑鼠右鍵 > 剪下。
步驟四、客製化書面資料內容。路徑：插入 > 選擇文字方塊、圖表、表格、SmartArt等工具，按一般投影片之製作技巧，於下半部進行內容設計及排版。
步驟五、輸出。路徑：檔案 > 列印 > 列印版面配置 > 備忘稿。
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