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縮放功能與互動式簡報製作

Updated: Sep 18

如果你是PowerPoint 2019或是Office 365的使用者,你使用過插入標籤裡的縮放功能嗎?如果還沒用過,太可惜了!在縮放功能所展開的選單之中,總共有:摘要縮放、節縮放,以及投影片縮放三種模式,簡報者該如何使用這個功能?在什麼場合之下使用?在職場溝通中,它可以幫助我們做好更有效率的溝通嗎?



縮放功能,以最簡單的方式說明,就是可以同時提供投影片「見林」及「見樹」兩種視野。這個功能,有三種應用方式:第一種、摘要,第二種、視覺效果,以及第三種、互動式簡報製作。以縮放功能呈現互動式簡報製作,是本文所提出的概念,以及想表達的重點。

茲介紹三種應用方式如下:


縮放功能提供了摘要、視覺效果,以及互動式簡報製作的可能性



第一種、摘要功能

選單裡的第一個選項:摘要縮放,以及第二個選項:節縮放,主要都在執行摘要功能。在縮放功能出現之前,大多數簡報者是使用文字超連結的方式製作議程投影片。使用縮放功能可以將內容摘要進行視覺化,並在「見林」與「見樹」兩張投影片之間,帶入平滑的轉場效果。摘要功能,簡單來說,可以視之為建立視覺化大綱的工具。



簡報者搭配上投影片的章節管理技巧,可以讓摘要功能變得容易。只要章節位置定義清楚,在縮放功能中就能直接勾選套用,在製作上沒有太多難度。另外,讀者也可參閱前文:你所不知道的章節管理好處,進行延伸學習。



第二種、視覺效果

多年前,Prezi縮放式簡報,以無限畫布為概念的呈現方式成為一股視覺風潮。現在,使用縮放功能中的第三個選項:投影片縮放,也能輕易地達成這種呈現方式。PowerPoint裡的縮放功能好學易用,初學者只要掌握:縮放工具>格式裡的三個基本功能設定:縮放背景、返回縮放,以及變更影像,幾乎就是使用這個工具所需要的一切技巧了。



第三種、互動式簡報製作

不過,我想對於職場工作者而言,提出「以縮放功能製作互動式簡報」的概念,比起用於「議程大綱」與「視覺化效果」,在使用上,應該更具有實用性、溝通性與合理性。



在商業簡報製作的觀念中,職場簡報並不適合使用動畫效果,這倒不是因為華麗的動畫效果,容易導致觀眾視覺混亂。而是因為,動畫效果所代表的是一種主導權概念的延伸。在職場簡報中,手握主導權的人,通常不是簡報者,而是坐在台下C位的大主管或大老闆。此時,你無法完全掌握溝通進度,想怎麼聽?想聽什麼?聽到哪裡?想聽重點還是掌握細節,一切由目標對象而定。



所以,相較於單向、線性式的動畫效果,雙向、具有選擇權的互動式簡報,才是職場溝通中,簡報者需要優先掌握的製作技巧。也就是說,當我們面臨簡報倒底要簡單呈現,還是複雜說明時,其實我們兩者都不應該選,而是直接走向第三條路:利用互動式簡報的觀念,保留溝通的可能性。



舉例而言,當業務部門要解說全球業績時,就適合使用縮放功能進行互動式簡報。如果主管沒有追問,只要針對整體業績進行精簡說明即可,如果想要知道各地區的細節資訊,再利用滑鼠點選,呈現出完整及深度的內容,如影片中所示:



最後,如之前文內所述,縮放工具容易上手,幾乎沒有任何製作門檻,簡報者只要具備:縮放背景、返回縮放,以及變更影像的使用觀念,就能輕易地做出影片中的效果。我想,從互動式簡報製作的視角切入縮放功能,對於職場工作者而言,才是它的最大價值。不然,即使科技再進步、軟體版本再新,充其量也只是多了一項新功能,而不是讓我們成為一個更好的溝通者。


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微軟PowerPoint MVP

2,000+場企業簡報授課經驗

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