你所不知道的簡報章節管理好處

December 4, 2019

你曾經使用過簡報的章節管理工具(常用>章節>新增章節)嗎?這個PowerPoint 2010之後出現的新功能,除了一般人所知道,能用於大量投影片時的分類、移動與管理之外,它還具有怎麼樣的特殊功能與使用上的可能性,以輔助職場工作者做好簡報製作,甚至於上台時的溝通呢?

 

 PowerPoint 2010版本之後,新增了章節管理工具

 

 

簡報的章節管理工具,除了用於移動位置、組織想法之外,還有許多意想不到的功能

 

 

簡報者搭配使用章節管理功能,除了方便組織內容想法之外,對於書面資料輸出、簡報內容結構性,以及輔助口語表達等三方面,皆能提供明顯利益。當簡報者使用章節管理功能時,可在以下三個地方發揮額外效益。

 

 一、輸出書面資料時

製作者如果使用章節管理功能,好處之一,就是有利於章節紙本資料的快速輸出。在一般印表機的輸出設定中,簡報者只有:列印全部投影片、列印選取範圍、列印目前投影片,以及自訂範圍等四個主要選項。使用章節管理功能之後,將於選項下方,新增一個章節列印選項。如此,簡報者即可針對特定區間之資料進行快速輸出。

 

 使用章節管理功能之後,能進行區間書面資料的快速輸出

 

 二、簡報時,進行特定章節播放

使用章節管理功能的第二個好處,就是上台簡報時,能因應現場狀況,快速進行章節跳躍與播放,以避免手忙腳亂。簡報者如要使用此項功能,需在投影片放映之狀態下,先按下Ctrl+-快捷鍵(將出現投影片縮圖之視窗)。接著,再於左側處,進行特定章節的選取及播放。

 

 簡報者如果使用章節管理功能,上台時就能快速進行章節選取播放

 

三、簡報製作時,快速產生章節索引頁

簡報者如使用PowerPoint 2019或Office 365版本,章節管理功能可搭配縮放功能使用,以增加投影片製作的結構性。其中,縮放功能中的摘要縮放及節縮放選項,皆會自動擷取章節排序中的第一張投影片。此項功能,除了能節省簡報者製作章節索引頁的時間,上台時,也能產生章節內容之間,反覆式的播放效果。

 

縮放功能會自動擷取章節中的第一張投影片,並能快速進行摘要檢視

 

 

現在,我們知道了,使用簡報軟體中的章節管理功能,不僅能方便職場工作者組織想法與移動內容。啟用此項功能,也將同時連動PowerPoint中,與群組投影片相關的許多實用功能。因此,當我們看到章節管理功能與書面資料、上台表達,以及簡報結構之間的關連性後,也能讓簡報者有更多的意願,做好投影片章節管理這個的基本動作。

 

<本網站所有文章,歡迎註明出處轉載>

Share on Facebook
Please reload

微軟PowerPoint MVP

2,000+場企業簡報授課經驗

0930-096593

mwhan@pook.com.tw

  • Facebook Social Icon
  • slideshare

© 2006~ , by 商業簡報網 / 韓明文