做一份專業簡報書面資料

簡報者除了製作投影片之外,也經常有製作簡報書面資料的需求。除了自己使用、較為簡單扼要的投影片之外,也希望台下聽眾聽完後,能帶走一些資訊完整的內容,以便於重點回顧及事後溝通。在重要場合中,如何才能製作出一份真正專業的簡報書面資料呢?

 

通常,簡報者採取下列幾種作法處理書面資料:1.直接輸出投影片,選擇單張或多張方式。2.採取備忘稿模式輸出,即一張A4紙,上半投影片、下半備忘稿。3.大綱模式。4.匯出至Word製作講義。

 

上述幾種作法,主要考量皆以時間 / 效率為製作重點,在視覺呈現、專業度及內容彈性上稍嫌不足。在重要場合中,如果想要做出一份真正專業等級的簡報書面資料(如下圖所示),建議採取以下作法:

 

 

 

 步驟一、完成投影片設計,此為簡報者所使用。

 

 

 步驟二、進入備忘稿檢視模式,開始製作書面資料。路徑:檢視 > 備忘稿。

 

 

步驟三、刪除備忘稿內容框。路徑:點選備忘稿內容框> 按下Delete鍵或滑鼠右鍵 > 剪下。

 

 

 步驟四、客製化書面資料內容。路徑:插入 > 選擇文字方塊、圖表、表格、SmartArt等工具,按一般投影片之製作技巧,於下半部進行內容設計及排版。

 

 

 步驟五、輸出。路徑:檔案 > 列印 > 列印版面配置 > 備忘稿。

 

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