化繁為簡的簡報製作技巧

November 16, 2011

簡單不是一切的答案
製作簡報時,簡單、少量、單一序列的資料表達方式不見得是最佳選項。當內容以簡單的方式呈現時,經常代表著製作者以點狀、片段的方式進行思考。此時,簡報者可以清楚地解釋個別資料值的存在狀態,但卻也忽略了系統思考時所需要的資訊密度。
 
 
很多的簡單會造成複雜
下圖中,簡報者以6張投影片、每張投影片一張圖表的方式,呈現出直營店與加盟店的營業額、面積、獲利率等關係。每張圖表的確都很清楚,但是卻無法展現出資料之間的關連性。很多的簡單會造成複雜,很多的簡單會造成「見樹不見林」的觀點偏差。

 

 

適度的複雜才能展現出意義
下圖中,我們將6張圖表改以多重序列泡泡圖的方式呈現,就能將原先的12個圖形簡化為4個。這張圖表並沒有辦法讓人一眼看懂,簡報者也必須花點時間交代圖形所代表的意義。不過,簡報製作的重點從來就不在於視覺簡化,而是我們必須採用正確的表達方式,才能真實反應出資料之間的隱含關係。

複雜與簡單並存的最佳案例
在上述的多重序列泡泡圖中,我們示範了將5種變數﹙3個數值變數︰營業額、坪數、獲利率,2個類別變數︰店的性質與店名﹚化繁為簡於一張圖表的作法。簡報內容還能以更複雜、更具意義、同時又更簡單的方式呈現嗎?我想,從瑞典公共衛生學教授Hans Rosling身上可以得到一些答案。
 
 
簡報者必須學習資料的濃縮技巧
關於簡報製作,坊間流傳最廣泛的迷思就是︰投影片應該以簡單的方式呈現。簡報內容因複雜性而分開,因關連性而結合。能夠適時的發散與收斂資料才是正確的簡報製作觀念。投影片不需要總是以簡單的方式呈現,但是簡報者必須學習資料的濃縮技巧。
 
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