企業簡報規範在做什麼?

October 12, 2010

什麼是企業簡報規範?
如果企業關心簡報的整體品質,就必須同時關心兩件事︰由上而下,制訂出高標準的企業簡報規範,由下而上,提升員工的簡報製作能力。企業簡報規範就是組織版的簡報製作原則,它在企業識別系統的高度之下,規範員工的簡報呈現方式與使用原則,這些努力是為了確保企業最核心的資產︰品牌,能在一致性的風格之下形塑出專業形象。

 

 

國際級企業高品質簡報的秘密
為什麼國際級企業的簡報總能以高標準的方式呈現,主要密秘並不在於他們的員工擁有高超的簡報製作技巧,而是這些公司提供了涵蓋數百條使用規則的企業簡報規範讓員工遵循。企業簡報希望員工把心思、創意花在內容與口語之中,至於風格與形式,則幾乎不保留任何空間。國際級公司不會把攸關企業形象的簡報內容,放任給不具設計概念的員工們自行發揮。

 

 

國內公司對於企業簡報規範的認知
反觀國內企業,大多數的公司對於企業簡報規範的觀念仍停滯在原點。一般企業如果能正確設計出符合簡報製作原則的兩張母片︰即標題母片與內容母片,就屬於中上層次。少數較具規模的公司制定有陽春版的企業簡報規範,但是大部分內容不是錯誤百出,就是漏洞百出。企業簡報規範是整體企業簡報品質的平均起跳高度,錯誤、疏漏的規範反而拉低了整體企業簡報品質。

 

 

組織推行企業簡報規範的好處
公司推行企業簡報規範可獲得下列好處︰
﹙一﹚統一企業形象︰員工對外溝通主要經由企業簡報,制定企業簡報規範可以確保所有員工的簡報在企業形象之下展開一致性的風格。組織經由推行企業簡報規範就以最低成本之方式提升品牌形象。

 

﹙二﹚自動排除錯誤︰企業簡報規範除了融入了企業形象元素,同時也修正了簡報軟體錯誤的預設值。因此,許多員工製作上的錯誤能夠自動排除。

 

﹙三﹚節省製作時間︰公司制定企業簡報規範,就是告訴員工應該將心思花在口語與內容上,而非把大量時間浪費在製作出低品質風格的簡報。

 

﹙四﹚節省教育訓練成本︰高品質的企業簡報規範,本身就是一種教育訓練。

 

﹙五﹚讓員工彼此間的簡報能進行對話︰企業簡報規範讓員工間的簡報呈現出相同風格。因此,他們的簡報之間具有對話性,除了可以共用之外,也節省了他們花在整合簡報的時間。

 

﹙六﹚增加溝通效率︰企業簡報規範融入了企業形象、專業設計原則、簡報製作原則,它在最大溝通性的前提下發展出所有規則,因此能提升組織溝通效率。

 

﹙七﹚提高簡報品質︰當組織制訂企業簡報規範時,就代表著公司關心品牌形象與簡報品質。並且當員工看到高標準的範例時,就不容易製作出品質低落的簡報。

 

 

企業簡報規範在做什麼事?
企業簡報規範的內容除了提供系列母片供員工使用之外,還說明文字、視覺化內容的使用方式。它在簡報製作原則的觀念下,設定出上百條的使用規則。其中,除了形而外的製作範本外,還包括了形而內的規範設定。形而外的設定是讓學員參照高品質的樣本依樣畫葫蘆,形而內的設定則是讓員工在即使不知情的情形下,也無法製作出錯誤的簡報內容,因為高品質的企業簡報規範私底下已預設了最佳答案。

 

接著,以餅圖的呈現方式為例,經由對照簡報軟體預設風格之下﹙代表著大多數未經過使用者修正,或不符合企業簡報規範之下的餅圖﹚的餅圖,與企業簡報規範下的餅圖,解釋組織推行企業簡報規範的好處。

 

PowerPoint 2003預設風格下的餅圖

 

 
企業簡報規範中的餅圖

 

企業簡報規範中的餅圖至少做了以下幾項調整與設定︰
一、企業簡報規範中的餅圖預設了企業顏色模組,簡報者使用時,色彩計劃將自動啟動。

 

二、企業簡報規範中的餅圖取消了圖例設計,使得餅圖能以更大的尺呈現,因此更具溝通效率。

 

三、企業簡報規範中的餅圖將類別標籤與數值標籤內置於圖表物件中,符合設計的接近性原則。

 

四、企業簡報規範中的餅圖與投影片之間具有對齊關係。

 

五、企業簡報規範中的餅圖將重點進行外移,告訴使用者圖表的重點標示作法。

 

六、企業簡報規範中的餅圖預設了正確的中英文字型,以確保內容的能見度。

 

七、企業簡報規範中的餅圖取消了圖表不具意義性的外框設計。

 

結論
企業簡報關係著品牌形象,公司是該從員工手中取回簡報控制權的時候了。第一步︰永遠是從訂定高標準的企業簡報規範開始!

 

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