自由時報專欄-錯用簡報軟體反而減分

在全球成千上萬的應用軟體中,PowerPoint使用率排名第4。據估計,全球約有3億使用者,每天產出3千萬份簡報檔。耶魯大學統計學教授Edward Tufte曾言︰「簡報軟體只能對表達能力前10%及後10%的人有所幫助,但是對其它80%的使用者卻可能造成傷害。」而我們,正是大多數的使用者!

 

 

2種情境 投影片主導&簡報者主導
簡報場合中經常可以看到以下2種基本溝通模式,投影片主導模式(Slide dominates)與簡報者主導模式(Presenter dominates),多數場合以前者為主。

其實,「簡報者主導模式」才是正確溝通模式。有90%的時間,簡報者與觀眾的目光、注意力是產生交集的,其餘10%的時間,則是利用投影片進行短暫輔助溝通後,讓焦點再次回到簡報者。

切記,簡報軟體所提供的功能,並非取代簡報者,而是一種視覺輔助工具。我們看待它,應如同看待黑板、白板、幻燈片等所提供的功能。

 

 

錯誤用法 片斷思考、提詞稿、演說稿
大多數使用者採錯誤方式製作投影片,其中3種最普遍的思維是︰片斷思考、提詞稿、演說稿。

許多簡報者在準備簡報內容時,習慣將心中的片斷思考記錄在投影片中,形成一種「呢喃式簡報」,這種內心語言,簡報者能理解,但是對觀眾而言是無意義的。如果從提詞稿的角度製作簡報內容,最大的錯誤在於犯了「公器私用」之過,把整個大螢幕占為己有,提詞稿(Cue Card)應該是簡報者拿在手上的小卡片,不應出現在投影片中。

演說稿則是簡報者為了上台所準備的功課,許多使用者習慣一字不漏地把每句話全部記錄在簡報內容中。此時,簡報者將成為讀稿機,簡報內容將反客為主。

 

 

正確用法 脈絡、重點、證據
簡報內容如果能從脈絡、重點、證據三個方向出發,投影片就能創造出對簡報者及觀眾有利的雙贏局面。

脈絡是簡報者闡述事情的架構。60%的人口在學習、理解一樣事物時,如果能在他們的腦海中先建立起脈絡,將能提升溝通效益。脈絡是經過組織後的精簡架構,由少量的關鍵字所組合,能讓觀眾預先建立認知想法,同時又不讓簡報者的焦點轉移。

重點則是簡報過程中的核心想法,經常以一句話的形式呈現,能讓簡報者傳遞出重要觀點,也讓觀眾接收到關鍵訊息。至於證據,則是由圖解、圖表、表格、圖片等所組成的視覺化內容,它能增加簡報者的說服力,也有助於觀眾了解重點背後的立論基礎。

 

 

最高境界 聽簡報=看好片、看好書
所有上台的簡報者都應該努力追求一個目標︰想盡辦法創造出讓觀眾極度專心的溝通情境。

當塑造出這種情境時,觀眾會有幾項特徵︰他們的時間感會變慢,對於所身處的環境感會消失、會忽略對於自己的感受。此時,聆聽一場精彩的簡報活動,已經和欣賞一部好電影,閱讀一本好書的體驗是相同的,他們不覺得置身事外,反而感受自己融入其中。(作者為企管講師)

 

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