何時按下↓簡報內容

如果要為簡報實施的過程中,挑出一個最富意義與最重要的動作,我的答案是︰何時按下簡報內容。

 
 
何時按下Page Down鍵的三種意義
何時按下簡報內容,指的是按下鍵盤中的Page Down鍵、Enter鍵,或是簡報器的下一步鍵。為什麼我覺得這個簡單的動作如此重要?因為它代表著三種意義︰

 

 

意義一︰代表著簡報溝通模式
簡報軟體的出現改變了簡報者上台的溝通方式,它讓簡報者更容易記住自己想說什麼話的同時,也改變了他們的口語表達模式。許多「PPT語言」是使用簡報內容後才開始出現的。例如,簡報者上台時,總是習慣說︰「接著,我們看下張投影片…」、「這張投影片我想表達的想法是…」。使用簡報內容時,明顯的將簡報者的想法切割成每個獨立概念,造成口語表達的不連貫性。大家習慣先按出投影片,再臨場反應接下來要表達的內容。大多數的簡報者先按下Page Down鍵,接著眼睛專注在投影片上,最後再思考如何表達想法。專業簡報者應該追求口語內容與簡報內容同步出現,而非看著簡報內容之後再思考如何表達。這種使用方式,讓簡報者受限於投影片,也違反了「儘可能地把目光放在觀眾上」的簡報實施原則。
 


意義二︰代表著說服力
想像一下,有位簡報者在台上熱情地分享了一則感人故事之後,說出了下列這段話︰「生命,就是計劃之外的所有事情!」。當他說這句話時,有三種方式配合投影片強調重點。第一、先出現簡報內容,再說出這句話,這是大多數人的作法。第二、先說明這句話,再按出簡報內容,只有非常少數的人能做到如此。第三、說出這句話時,並同步按出投影片。三種呈現方式,很明顯的,觀眾所感受到的說服力是不同的,大家不妨想像一下置身現場,哪種方式最具震撼力?

 


意義三︰代表著充份準備
流暢的簡報實施來自於充份且過度的準備﹙Over Prepare﹚,當你能流暢無礙地表達想法,並在最恰當的時間點同步按下簡報內容時,代表著你已進行了充份準備。或者,我們應該說,唯有熟練到這種呈現方式,你才算是完成了上台準備。此時,簡報內容已恰如其分地扮演視覺輔助工具的角色,一分不多,一分不少。

 
 
驗證這種溝通模式
誰採用這種方式使用簡報軟體?全球公認最會做簡報的CEO︰Steve Jobs。每次Mac World及WWDC的會場,上百張投影片,他總是能在最恰當的時間點同步按出簡報內容。在這些一串連的小動作中,我們看到了他對於簡報溝通模式的認知、如何利用投影片來增加說服力,並且看到他永無止境的練習身影。還有…那讓人感受一定是來自天賦的記憶力。

 
 
簡報者的最高境界
簡報軟體是一種視覺輔助工具,簡報者可以決定用或不用,當選擇不用投影片時,簡報者的口語表達一定更加流暢。在溝通模式的研究中,同時讓觀眾「看到」與「聽到」內容能帶來最佳的溝通效果。除了「看到」、「聽到」之外,兩者之間訊息的聯繫,代表著簡報實施的最高境界。簡報實施的技巧應該來自正確的簡報溝通模式。下次上台時,思考一下,我能同步按下簡報內容嗎?

 

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