簡報內容的鳥瞰觀點

November 12, 2007

見林不見樹時,我們可以看到什麼?
每次在企業進行簡報訓練課程時,我都會說明簡報製作中的重要觀念︰簡報內容要製作得好,必須從「整份簡報」而非「單一投影片」的觀點看簡報內容。什麼是「整份簡報」的製作觀點?使用簡報軟體的「投影片檢視模式」,可以讓我們把所有投影片一次攤在桌上,看清楚簡報內容的結構、輪廓、全貌。這篇文章希望能帶給讀者一個簡報的觀測工具,從鳥瞰觀點-「投影片檢視模式」﹙Slide Sorter View﹚,一個視野較好的位置,讓我們看清楚簡報內容的全貌。

 

 

大都多簡報者只用它來調整投影片的先後順序
人往往只要後退幾步,就可以見到不同風景。同樣的,採用「Slide Sorter View」觀點,也可以看到不同的簡報面貌。它可以發揮的功能不僅只於投影片的排序功能。建議簡報者在製作簡報內容時,可使用「投影片檢視模式」確認簡報的結構流是否流暢、簡報內容的風格是否符合一致性原則、簡報內容是否以低資訊密度的方式呈現。

 

 

確認簡報的結構流是否流暢
所有主管對於屬下的簡報內容通常都有這些疑問︰「你簡報重點在那裡?」、「你的簡報邏輯怎麼跳來跳去?」。要讓簡報內容採用清楚、對方能夠理解的方式呈現是個複雜的議題,其中一個主要原因就是簡報內容本身缺乏一個清楚的結構流。結構流是Top-Down式的簡報內容規劃方式,而大多數的簡報者習慣使用Button-Up的方式簡報製作方式,想到什麼Memo什麼。
使用「投影片檢視模式」可以協助簡報者確認結構流是否合理。「投影片檢視模式」可以形成一種特別的視角,剛好只看得清楚每張投影片的標題,內容的部份則可以暫時忽略。簡報標題是每張投影片的主要概念,「投影片檢視模式」可以把整份簡報內容的主要概念一次展開,協助簡報者確認結構流是否流暢,是否依照一種邏輯性發展而來。

 

 

確認整份簡報的風格是否統一
從第三級簡報製作提昇至第四級簡報的製作水準,最重要的關鍵在於建立起簡報的製作原則,主要觀念在於由原先無意識的簡報製作思維,修正到每個動作都必須有清楚的目的性。讓整份簡報內容在固定規範、製作原則下發展,這些努力可以減少對於觀眾的無謂干擾、建立起簡報者的專業形象。
使用「投影片檢視模式」可以協助簡報者確認跨投影片間的規則性,確認簡報顏色運用是否具一致性、母片使用是否依照規則進行、採純文字方式呈現的比例是否過高、圖表、圖片、表格等是否具有統一風格。

 

 

確認簡報內容是否符合低資訊密度原則
我們可以從非常多的證據顯示簡報內容應該是一種低資訊密度的溝通模式。從Presenter's University所提出的666法則﹙每行6個英文單字、最多6行條列句﹚、簡報者與簡報內容的時間分配︰90/10法則﹙90%集中於簡報者,10%集中於簡報內容﹚、資訊視覺化領域的專家也測量出,每張投影片觀眾停留的時間平均約為8秒鐘。
使用「投影片檢視模式」可以幫助簡報內者確認投影片內容的資訊密度。確認每張投影片的字數與條列句數是否太多、圖表設計是否太過繁複、圖片的使是是否過於頻繁、每張投影片是否保留30-40%的空間。

 

 

大部份的時間,我們都深陷於簡報內容中,為了每張投影片能有最好的呈現效果而努力,但是每張看似沒問題的投影片,集合起來可能成為一個大麻煩。建議簡報者可以試著後退幾步,用整份簡報的製作觀點觀察簡報內容,而「Slide Sorter View」提供一個很好的觀測工具,可以協助簡報者解決簡報製作過程中所可能產生的一些問題。

 

<本網站所有文章,歡迎註明出處轉載>

Share on Facebook
Please reload

微軟PowerPoint MVP

2,000+場企業簡報授課經驗

0930-096593

mwhan@pook.com.tw

  • Facebook Social Icon
  • slideshare

© 2006~ , by 商業簡報網 / 韓明文