如何使用簡報的動畫效果

動畫效果的主要功能在於觀眾的注意力管理
多數簡報者在無意識的狀態下使用簡報軟體,動畫效果的運用就是其中一個明顯的例子。大部份的簡報者認為動畫效果的功能在於讓簡報內容以更戲劇性的方式呈現,但其實動畫功能最主要的目的在於「觀眾的注意力管理」,讓適當的內容在適當的時間點出現,避免過多的資訊同時呈現在觀眾面前,混淆了真正的焦點。

 

 

簡報內容、動畫效果、主講人三者應互相配合
如果一張投影片同時出現太多條列句時,容易造成簡報內容失焦,利用動畫效果配合上主講者的講解進度,可以將內容在最恰當的時間出現。同樣的,在圖解內容中,配合上動畫效果的流程圖也可以達到很好的溝通效果。簡報內容、動畫效果、主講者的解說順序,三者之間應該配合一致。

 

 

動畫效果的其他功能
除了觀眾的注意力管理,擅用動畫功能還可以創造出觀眾的預期心理,在「問題-解決」式的投影片中,可以將「問題」部份先出現,再配合上解說進度,使用動畫效果將「解決」方案的答案逐一填滿,如此可製造出觀眾的預期心理,讓他們更加專注地聆聽簡報。另外,使用動畫效果也能創造出說服性,配合動畫效果,由下而上出現的長條圖可以展現大幅成長的趨勢(當然內容本身就是顯示大幅成長),也就是說,使用動畫效果可以讓圖表本身要傳遞的對比性、成長性、差異性、距離性以更具說服力的方式出現。

 

 

動畫效果使用上常見的錯誤
(1)慢~動~作~︰慢動作的動畫效果會讓主講者與觀眾看著乏味的簡報內容演出,在緊促的會議中,這種空白時刻比任何時候都要感覺來得漫長。觀眾看到慢動作的動畫效果時,外表雖然看不出任何端倪,可是內心通常在搖頭,最後只能自己快速地按下Next鍵收拾殘局,讓尷尬的場面儘快結束。

 

(2)魔音穿腦︰動畫效果不應搭配音效,打字聲、煞車聲、鼓掌聲,聲聲刺耳。使用音效在簡報場合中既無法傳達出專業感,對於溝通過程也無任何助益。

 

(3)天外飛來一筆︰自螢幕外飛入、緊急煞車、如雪片般飛來的動畫效果,都是注重視覺性的動畫呈現方式,整場簡報看下來只見文字漫天飛舞,不但浪費觀眾時間也分散了他們的注意力,因此簡報者最好選用直接出現、單純、無位移的動畫效果。

 

(4)一枝獨秀︰在圖解內容中,常見的錯誤就動畫效果以「一個元件」而非以「一個有意義的單元」來呈現。單獨出現的箭頭、孤伶伶的線條、無意義的圖形元件都是常見的錯誤。動畫使用上應搭配「群組功能」,讓線條、箭頭與圖形內容結合,以有意義之方式出現。

 

(5)左右不分︰動畫效果應搭配觀眾的視覺習慣,由左至右出現的動畫效果符合簡報內容的瀏覽方向,顯示成長趨勢的長條圖則應從下至上呈現動畫效果。

 

(6)不請自來 ︰動畫效果的啟動方式有「與前動畫同時」、「 接續前動畫 」及「按一下」等三種。前兩種方式為單純的視覺效果展示,通常只是浪費觀眾時間看表演,但採用「按一下」滑鼠啟動動畫效果的方式則有清楚的目的性,是為了配合簡報者的講解進度才使用動畫效果。

 

簡報應如何正確地使用動畫效果
綜上所述,簡報應如何正確地使用動畫效果,幾個使用原則建議如下︰

 

(1)用最快的速度使用動畫效果,避免觀眾看著枯燥的內容演出


(2)動畫效果不要搭配使用音效,對於簡報專業性、目的性均無助益


(3)不要使用自螢幕外飛入、效果華麗的動畫效果,以最單純的方式讓內容呈現


(4)應配合簡報者的解說內容,使用群組功能,以「有意義的單元」來使用動畫效果


(5)動畫效果應配合觀眾的視覺習慣,採由左至右的出現方式


(6)避免自行演出的動畫效果,只使用按滑鼠才執行的動畫功能

 

另外,補充兩點建議︰(7)一般人很難一眼看出「4」以上的數量,因此條列句在4句以內時,建議讀者可直接出現,不需使用動畫效果,超過4句以上的條列句內容則建議使用動畫效果逐句呈現。(8)讓前句文字顏色變淡的動畫效果可以維持目前內容的視覺焦點,也能同時兼顧前後內容的連貫性,建議讀者可參考此種作法。

 

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