Note to Presenter︰簡報的備忘稿功能

一般簡報人幾乎很少使用備忘稿功能,它幾乎快成了簡報軟體中失落的世界。「備忘稿」三個字聽起來有點P.S的味道,其實擅用備忘稿功能可以發揮簡報內容的管理功能。

 

 

簡報人與簡報內容的關係
許多簡報內容應該出現在備忘稿中但是卻出現在投影片。製作簡報內容時應該認知那些內容出現在投影片中,那些內容採用口語方式表達,採用口語方式表達的內容最好透過備忘稿的方式記錄下來。回到商業簡報的基本溝通模式上思考︰如果在投影片中交代完所有內容,那簡報人說起話來就索然無味了﹙簡報人應該不會把想說的笑話全部放入簡報內容吧!﹚,這好像先公佈了答案再進行考試。因此,簡報人應該把更多內容往備忘稿的方向移動,一方面更符合簡報內容身為輔助工具的角色,一方面更增加簡報人的演說魅力,不致讓他們淪為讀稿機。

 

 

簡報人們與簡報內容的關係
另外,簡報製作與簡報實施常常不見得是同一人;從更長遠的專業分工角度來看,簡報製作者與簡報實施者也應該由不同人負責,這時候備忘稿功能就可以成為兩者之間溝通的聯繫管道,連結簡報內容想法與簡報實施說法的差異。例如業務部門所使用的Sales Kit,就很適合由備忘稿擔任幕後管理工作,由簡報製作人員﹙通常是企劃人員﹚將完成的簡報內容交給一群業務人員進行市場銷售。在想法與說法之間,口語溝通不見得是最精確的,如果傳遞的階層過多,就容易發生「貓在鋼琴上昏倒」的事件。透過備忘稿功能能統一公司對外的話術,如果你從管理簡報內容的功能看它,備忘稿就不僅是備忘稿,我們可以稱它為SOP,Standard Operation of Presentation。

 

 

要說的事,一件不少
許多上司們希望部屬作出內容豐腴﹙真的太多了!﹚的簡報內容,精簡陳述核心概念的內容讓他們沒有安全感。透過使用備忘稿功能,能讓他們了解其實要表達的內容一件也沒有少,他們的簡報內容並不是簡陋,只是被收納在其它地方,改由簡報人的口中表達出來。

 

 

正確的簡報溝通模式
一切還是回歸到什麼是商業簡報正確的溝通模式,簡報人、簡報內容、觀眾三者之間的關係,有些內容適合使用口語表達,有些內容適合在投影片中揭露,適當的分配才能把焦點回歸到簡報人身上,而備忘稿功能便能讓這三者之間的關係更清楚。

 

 

Note to Presenter 
國際級資訊公司的簡報內容在備忘稿中常見的第一句話︰「Note to Presenter」,提示簡報人在說明這張Slide時應該要注意的所有事項,這篇內容我想給所有簡報人的「Note to Presenter」︰不要把想說的內容全部放進簡報內容,經由備忘稿這個緩衝區將內容記在大腦中,讓簡報內容更精簡些,也讓簡報人在台上更有魅力。

 

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