商業簡報快捷鍵

微軟作業系統為了提升應用軟體的效率所提供了許許多多的快捷鍵功能。本篇內容針對「簡報製作」及「簡報實施」兩個階段,整理出與商業簡報相關且具實用性的快捷鍵功能。

 

 

為什麼簡報人必須學習使用快捷鍵
在使用一般應用軟體時,移動滑鼠游標+Click的操作行為相較於一連串的按鍵程序是較具效率的,但是這種「先瞄準、後發射」的動作不見得是最佳解。快捷鍵功能提供了應用軟體一個下達指令的捷徑。商業簡報為什麼需要使用快捷鍵?為什麼簡報人要為了節省這一、兩秒而學習快捷鍵功能?可以從「簡報製作」及「簡報實施」兩個階段來說明。

 

 

「簡報製作」階段︰效率Up!專業Up!
在製作簡報內容的過程中使用快捷鍵﹙指「Alt」、「Ctrl」、「Shit」三個功能鍵,雖然它們並非一般人印象中的快捷鍵,但是因為它們能減少簡報製作流程,因此我仍稱它們為快捷鍵﹚,能大幅提升效率,並且增加簡報內容的專業性。快捷鍵的運用和商業簡報六大製作原則中的對齊性原則有著密切關係。曾經有人問我︰「簡報內容的對齊真的有這麼重要嗎?」我的回答是︰「如果只是些微的誤差倒還無所妨,但是如果是明顯誤差就不專業,也不美觀了」,但是我更想說的是︰「要製作出參差不齊的簡報內容反而比製作出符合對齊性原則的簡報內容更花費時間,所以為什麼不讓它既具備對齊性又兼顧效率呢?」

 

 

「簡報實施」階段︰在壓力下操作的簡報軟體
以壓力指數來看,使用應用軟體時很少像PowerPoint一樣,這麼容易讓人神經緊繃的,而且還經常需要穿著甲種服裝﹙穿西裝、打領帶﹚操作。商業簡報通常都應用在非常正式的場合,想像一下台下坐著盡是些打量你想法的人,這種氣氛會讓人感覺一秒鐘的空隙也是如此漫長。在進行簡報時,還是「多按多錯,少按少錯,不按不錯」吧!在這種情境下,能少按一個鍵就不多按一個鍵,學習使用快捷鍵不但可以減少失誤,還可以減少時間的空白。

 

 

「簡報製作」階段的快捷鍵
簡報軟體是微軟Office系列中最具視覺化能力,也最接近美術設計的應用軟體。大多數的美術設計人員都知道「Alt」、「Crt」、「Shift」這三個鍵能提高製作效率,但是簡報人卻只有很少人知道這三個鍵的功能與威力,「Alt」、「Crt」、「Shift」,我稱它們為「簡報三鍵客」。


「Alt」=提供文字及圖形物件精確的距離微調功能,在物件上按下「Alt」移動滑鼠,可以使物件進行精確的位置調整。


「Crtl」=提供文字及圖形物件的複製功能。在物件上按下「Crtl」移動滑鼠,可以針對物件進行複製。﹙如果在物件上按下「Crtl」移動方向鍵,能對物件進行小距離微調﹚


「Shift」=提供文字及圖形物件水平或垂直移動功能。在物件上按下「Shift」垂直或水平移動滑鼠,可以使物件保持在垂直線或水平線上移動。


這樣的說明似乎很難展現簡報三鍵客的功力,沒錯!所謂團結就是力量,三鍵客的功力是經由組合運用而產生的。透過在文字或圖形物件同時使用「Alt+Crt+Shit」,可以讓你在短時間內製作出符合對齊性原則的簡報內容。如果有人問我如何在最短的時間內提升簡報製作功力,我的建議一定是學習習慣性的使用「簡報三鍵客」。

 


「簡報實施」階段的快捷鍵
「F5」=直接播放首頁投影片︰可以讓你從標準檢視狀態直接跳到簡報內容首頁,讓你省去將滑鼠移至「播放投影片」按鈕,再按下滑鼠右鍵的時間。


「Alt+Tab」=在數個應用程式中切換畫面﹙如果在多個應用軟體中切換,應該常按「Alt」,再不停按下「Tab」﹚︰在多媒體時代,簡報內容並非處在一個封閉狀態,經常需要在幾個應用程式中進行切換﹙例如在簡報過程中穿插播放影片的Demo﹚,雖然這個功能同樣地適用在平時操作應用軟體時,但是在神經緊繃的簡報時刻效益更大,使用「Alt+Tab」切換應用程式也可以增加簡報人的專業形象。


「Ctrl+P」=在簡報播放狀態將箭頭游標轉換為筆型游標︰可以使用滑鼠註記簡報內容,取代白板功能,在教學、標示重點時非常好用。


「Crtl+A」=在簡報播放狀態將筆型游標還原成箭頭游標︰與「Alt+P」功能搭配使用,在註記功能結束時將它還原到箭頭游標的一般狀態。


「E」=在簡報播放狀態將註記內容清楚﹙即板擦功能﹚︰與「Alt+P」功能搭配使用,將簡報內容回復到原始狀態。


「B」=在簡報播放狀態將簡報內容關閉,形成黑畫面︰當某張投影片簡報人需要花較長的時間口語解說而不需用到投影片時,不妨按下「B」,減少投影機的視覺干擾,也讓觀眾的眼光重新聚焦在簡報人身上。

 

學習使用快捷鍵不單單僅是效率考量,同時也是一種專業展現,擅用它們可以減少失誤,也能幫助你製作出符合簡報設計原則的內容。簡報人,你今天「F5」了嗎?

 

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