商業簡報大掃除-Presentation,Lite!

February 15, 2007

佈新之前先除舊
在此歲末年終之際,我想將這幾月所發表的文章重新整理一番,以「除舊」、「減重」為主題,並試著補充一些簡報製作上的新觀念,為丙戌年劃上一個句點。

 

 

記得為簡報製作插入一個流程
製作簡報內容是一件苦差事﹙如果你是把PowerPoint當PowerPoint使用,而不是把PowerPoint當Word使用﹚,每張投影片可能都要奮鬥上幾個鐘頭,經常一整天的時間下來也只能製作出四、五張投影片﹙奇怪,不就幾張圖、幾段文字嗎?﹚。花了這麼多功夫、心血才完成的簡報內容,別忘了,在簡報完成前,插入Save前的最後一個步驟︰「減重」。

 

 

吳董事長的教誨︰先研究不傷身體,再講究效果
「減重」在這裡指的是一個抽象概念,指簡報內容完成前應該進行全面性的檢視。因為簡報時間是如此有限、觀眾注意力是如此有限,他們是如此容易的被跟丟。簡報人再追求「策略性」、「技術面」的思考前,我們應該先顧好「基本盤」,而「減重」則是「基本盤」裡最重要的工作。什麼是全面性的檢視?其中包括了︰減少重點、減少檔案大小、減少投影片、減少細節、減少文字、減少美術風格....以及投影片中一切族繁不及備載的可視元素。

 

 

整份簡報大掃除
貪多嚼不爛,太多重點就是沒有重點。簡報內容追求的是策略而非完整,減少重點才能突顯重點 。簡報人應該從沒有主軸、很多重點的內容調整為一個主軸、三至五個重點,並且思考那些投影片可以直接刪除,那些內容只要經由口頭帶過即可,那些重點內容則應該轉換成投影片。

 

 

整段文字大掃除
長篇大論是關閉溝通管道的最快方式,一長串的文字會讓眼皮自動闔上。簡報過程中如果有一段內容需要台下觀眾清楚地閱讀時,請以一個段落為限,並試著減少、濃縮不必要的贅字。

 

 

背景資訊大掃除
既然是背景資訊就不要搶當主角。儘量將所有要交代的背景訊息集中在首頁一次說明,而不是在每張投影片中交代所有的瑣碎細節。把主舞台留給「簡報主題」,但是千萬記得為每張投影片中加入頁次。

 

 

條列句大掃除
把想說的長篇大論抓出重點改以條列句方式呈現,如果可以應該儘量採用對仗的方式敘述,每行文字字數應儘量控制在不換行的範圍內。

 

 

圖檔大掃除
簡報內容本來就不是追求解析度的溝通媒體,因此不可能發生20張投影片檔案大小10MB這種靈異事件﹙我曾經製作過250張含大量圖解、圖片內容的簡報檔,檔案大小約3MB﹚,在完成簡報前,記得將全部圖檔壓縮過一次。

 

 

圖表大掃除
簡報不是研究報告,不需要交待所有細節,圖表的格線、數字可以儘量省略減化,弄清楚圖表目的在於10秒鐘內呈現出重點訊息,對比性、參考性的資訊請淡化處理。

 

 

美術風格大掃除
有限的時間、有限的注意力,簡報內容千萬別風情萬種。簡報用色、字型種類、字型大小、版型配置、插圖風格....應該維持基本一貫性,最好使用3-4種以內的變化組合,簡報人應該學習以風格取代隨興。

 

 

把樓上的重點再大掃除一次
簡報完成前記得先「減報」。刪除不必要的投影片、將背景資訊集中於簡報首頁、將整段文字減少贅字、降低圖檔解析度、以規則取代變化莫測的美術風格。整體簡報內容應該︰廢字少寫、廢話少說。

 

 

提升商業簡報的PR值
期待各位讀者站在更高的視野看簡報內容,以大觀念取代小技巧,以規劃取代製作。想像無形中簡報製作也有一個類似網站排序的PR值,不斷學習提昇自己的 Presentation Rank吧!

 

丁亥年將屆,在此謹祝福您︰簡報製作步步高昇、新年快樂!
韓明文2007.02.15

 

<本網站所有文章,歡迎註明出處轉載>

Share on Facebook
Please reload

微軟PowerPoint MVP

2,000+場企業簡報授課經驗

0930-096593

mwhan@pook.com.tw

  • Facebook Social Icon
  • slideshare

© 2006~ , by 商業簡報網 / 韓明文