情境內 V.S 狀況外

February 8, 2007

在簡報實施時,有兩種狀態。第一種是「情境內」,第二種是「狀況外」,我們可以試著用看電影的經驗來說明這兩種情形。在觀賞一部電影時,好的劇情通常會讓人產生「入戲」的感覺,這時候我們覺得自己不是在看電影,而是進入了大螢幕裡,剎那間螢幕的外框消失了,觀眾既不是觀眾也不是演員。相反的,當我們在觀賞一部劇情差勁的電影時,總感覺自己像個「旁觀者」,這時候我們的角色,不像影迷,反而更像個影評人。這種「情境內」與「狀況外」的狀態,也同樣的發生在簡報過程。

 

 

讓他們沈浸,別讓他們思考
一場成功的簡報過程必須讓觀眾進入到「情境內」。要進入這種狀態,唯有讓台下的觀眾不斷經歷「理解+認同+理解+認同.....」的過程,他們融合在簡報大場景裡而不是活在自己的小宇宙中。如果台下觀眾無法經歷這種體驗就無法產生共鳴,更無法帶領他們扺達終點﹙完成簡報當初所設定的目標﹚。一場失敗的簡報,台下觀眾總是不斷的皺著眉頭,心裡思考著這件事真的是這樣嗎?這句話是什麼意思?你想表達的到底是什麼?內容看不是很懂?!成功的簡報讓人沈醉其中,成功的簡報不會讓台下的觀眾有時間思考,也不會讓他們產生內心獨白。

 

 

讓觀眾不斷的經歷「理解+認同」
在這個不斷經驗「理解+認同+理解+認同.....」的過程中,需要一些努力。包括了簡報內容要有「甜蜜點」、要能被清楚理解、要有證據、要有說服力。從這個方向我們可以體會出簡報人、簡報內容與觀眾三者之間的關係,並且看出簡報內容在製作上應該被賦予那些目的。相反的,如果簡報過程中因為口語表達技巧或是內容製作有問題而無法經歷「理解+認同+理解+認同.....」的過程,簡報人與觀眾的距離將隨著時間流逝而漸行漸遠。從協助簡報人進入「情境內」的角度,可以看到簡報內容製作上有以下三個目的。

 

 

第一個目的︰呈現出簡報的「甜蜜點」
「甜蜜點」就是給我一個施力點 ,我可以打動全世界。好的簡報內容,要有一個貫穿內容的主軸、三至五個重點,以及在每張投影片中呈現出有力量的標題。這個一致性的主軸,有些人藉用高爾夫球的用語稱之為「甜蜜點」,在行銷學中則稱為USP(Unique Selling Point,獨特賣點),也可以用「中心思想」、「核心概念」...來形容它,通常它是以一句Slogan或是簡短的一段文字來呈現。一件事可以從無數的觀點詮釋,但是真正的「甜蜜點」卻不多﹙上過高爾夫球練習場的人應該可以體會﹚。當找到「甜蜜點」之後,別忘了在簡報內容開始處的位置,給它一個完全獨立的舞台﹙單張投影片﹚,更細緻的作法可以為這句話加上「視覺符號標示」﹙請參閱商業簡報整段文字的圖解方式﹚,在簡報接近尾聲時,可以利用投影片或在口頭上再次強調這個「甜蜜點」。

 

 

第二個目的︰能清楚被理解
投影片的任務可區分為「說明式內容」及「說服式內容」。「說明式內容」以說清楚為主要目的。成功的簡報內容不見得多麼的炫麗,但經常是因為簡報的架構把事情說清楚了,讓觀眾聽懂了,因為把事情說清楚就有力量。連結到簡報內容的製作上說明了為什麼每張投影片應該只要呈現3-5個重點,最好使用條列句的呈現方式,為什麼核心概念需要採用單張投影片說明,為什麼訊息最好加入分類概念,讓內容更具組織性,為什麼投影片製作應該符合觀眾的視覺導覽習慣,這些溝通方式都是為了讓簡報內容能清楚的被理解。簡報人在無法製作出「說服式內容」之前,至少要學習如何清楚的把概念呈現出來,而不是本末到置,努力學習簡報內容的包裝技巧卻忽略了本質內涵。

 

 

第三個目的︰產生說服力
簡報的過程像是一道證明題,「甜蜜點」像是個自己提出的題目假設,要經由多方證據產生說服力,來證明「甜蜜點」具有可行性。當簡報內容講清楚後,如果還能產生說服力那就更能助於主講者達成目標。簡報內容製作在這裡有幾個施力點。在文字部份,特別是每張投影片的標題,簡報人應該從觀眾的角度思考,找到有力量的標題來強化內容,如果你能夠體會一件事情「特色」與「利益」兩者之間的細微差異,就能掌握下好標題的其中精髓。在視覺化部份,圖表設計應該區分出「重點」與「陪襯」的資訊,並且在重點處再次強調,例如運用爆破式的視覺圖形、拉出文字方塊說明、採用不同的顏色標示等方式。在照片的運用上應該儘量使用愈接近事實的素材。除此之外,還有無數的執行細節﹙例如儘量採用數字說明、動畫效果的呈現方式....﹚都可以增加簡報的說服力。好的簡報設計就是在細節處著眼,聚沙成塔累積出一個成功的簡報內容。

 

 

時間的相對論
美好的時光總是過得特別快,成功的簡報也讓人感受如此。從簡報製作的角度,可以從「甜蜜點」的呈現、「說明式內容」的呈現、「說服式內容」的呈現來協助簡報者。唯有透過許多細小的努力才能讓觀眾們體驗到「情境內」的感覺。讓我們閉上眼睛深刻體會一下那種存在的感覺,再看看我們日常生活中,你會發現︰製作電影、寫小說、規劃簡報內容、撰寫企劃書...,凡是需要引人入勝的場合都在努力塑造這種情境,或許這些場合,只不過是A4 、52吋、200吋螢幕大小、長寬比例之間的差別吧!

 

 

P.S︰各位Howard Schultz們,找到星巴克的「甜蜜點」了嗎?是頂級的義式咖啡館?還是都會時尚的交誼廳?星巴克的「甜蜜點」定位在人們生活的第三空間﹙Third Place﹚。毫無疑問,人們生活的第一個空間是家庭,第二個空間是辦公室,但是因為許多因素不能、不想待在這兩個空間時,請往第三個空間移動。

 

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