商業簡報製作的學習階梯

February 6, 2007

或許是因為進入門檻太低,商業簡報製作容易讓人產生一種錯覺,讓人誤以為自己擁有過人的製作實力。在自己的職場生涯中,遇到過許多「信心大過於實力」的簡報人,自信的展示錯誤百出簡報內容。關於簡報製作,我們應該更謙虛的學習,清楚自己製作實力的位階,才能跨越「第四級簡報」的鴻溝。

 

 

商業簡報製作的五種等級
我喜歡觀察別人的簡報內容,也看過非常多的PPT檔﹙至少看過過5萬份以上﹚。依循著簡報製作知識,再配合上自己的歷程,我將簡報製作的學習過程,分為五個階段。每個階段都對應不同的能力與實務技能,每個階段從最上游的製作觀念到最下游的實務技能也有所差異。在這個單元中,你可以把它當作簡報的學習之梯,檢視自己位於簡報製作水準中的那個階段,還需要補齊那些實務技能與製作觀念,找出提升簡報製作能力的捷徑,再循著簡報學習之梯向上爬升。

 

 

第一級簡報︰個人基本簡報
起步期。初學者開始接觸簡報軟體的0-6個月內,所製作出的簡報內容通常屬於第一級簡報。這個時期的學習者通常認為簡報製作是很容易的,因為當他們開始熟悉簡報軟體的使用介面與基本操作時,經常將PowerPoint視為簡易版的Word來使用。在這個階段中,主要以文字為主要溝通模式,但是對於文字的掌握並不精確,不是字數太多﹙把PowerPoint當Word使用﹚,就是字數太少﹙把簡報內容當成提詞稿﹚,內容製作也大多使用簡報軟體的設定值。第一級簡報的學習者可以自己揣摩著使用軟體,較快速的方式是購買簡報軟體的教學書籍,並且努力學習簡報軟體的進階使用技巧。

 

 

第二級簡報︰個人進階簡報
蹣跚期。當初學者經歷了前半年的學習過程後,接下來的6個月-1年內會進步到個人進階簡報階段。這個時期的使用者會開始觀摩別人所製作的簡報內容,同時開始學習進階的簡報軟體操作技巧。在第二級簡報中,仍以文字為主要溝通模式,但是逐漸輔以少部份的視覺化方式呈現,也會開始使用表格、圖表、圖片來豐富簡報內容。比較有效率的簡報人可以學習圖形搜尋技巧、學習使用繪圖、螢幕擷取、影像管理等應用軟體之技巧。

 

 

第三級簡報︰個人技巧簡報
撞牆期。學習者在使用簡報軟體1年之後到∞期間會進入第三級簡報。這個時期的人開始覺得使用簡報軟體起來得心應手,並開始將所有學習到的簡報技巧未經判斷的大量運用在簡報中,視簡報為個人簡報技巧成果展示。撩亂的設計風格、五彩繽紛的顏色、缺乏目的性的動畫效果、爆增的檔案容量是這個階段的特徵,使得投影片看起來雜亂無章。絕大多數的簡報人會停駐在這個階段並且永無出期,通常他們造成混亂而不自知。簡報人如果要跳脫這個深淵,應該要學習商業簡報的溝通模式、簡報製作的原則、了解簡報文字敘述的正確方式、熟悉視覺化的呈現方式,並且培養出能製作差異化簡報的能力。

 

 

第四級簡報︰專業商業簡報
超越期。第四級簡報以視覺化為主要的溝通方式,文字內容是整個圖解架構中的一環。簡報人如果不花費心思突破,並不容易達到這個階段﹙95%以上的簡報者無法進入第四級簡報﹚。第四級簡報是一般個人學習者所能達到的最高境界,也需要最多的知識與製作技巧。﹙這也是我撰寫「商業簡報藍皮書」這本書的主要目的︰即協助簡報人從第三級簡報進入到第四級簡報﹚

 

要製作出專業級的商業簡報,在知識上必需歷經四個學習步驟︰

 

Step1.學習簡報的基本概念︰了解商業簡報的目的、正確的溝通模式、對於簡報人、簡報內容與觀眾之間的關係有清楚的認知。

 

Step2.了解簡報設計的六大原則︰理解簡報製作的普遍性指導方針。﹙包括簡單性原則、整齊性原則、組織性原則、平衡性原則、一致性原則及關連性原則﹚

 

Step3.學習商業簡報正確的呈現方式︰包括文字及視覺化的內容呈現方式及六大製作原則下所衍生出無數的執行細節。

 

Step4.能製作出差異化的簡報內容︰能逐漸離開簡報軟體的預設值,製作出令人耳目一新、驚豔設計元件。﹙如母片設計、顏色搭配、Icon、Bullet、圖解架構...以及所有你可以從投影片上找出的任何設計元件﹚

 

 

第五級簡報︰商業溝通簡報
標竿期。第五級簡報是將簡報設計置於企業形象(C.I)及標準作業手冊的架構下,從母片設計、傳達給客戶的主要概念、使用字型種類與大小…都有明確的規範。第五級簡報強調的重點不僅止於操作規範,而是從公司與公司之間的商業溝通為思考前提,確認簡報內容能符合公司所設定要傳遞的訊息。這種規格已超乎個人的專業能力所及,應該委由專業設計公司製作,或由公司內部專職人員統籌,以商業溝通的角度量身打造簡報內容,並納入公司的簡報管理系統。

 

 

商業簡報的N型曲線
這五種等級的簡報內容,如果用「溝通成效」的指標來衡量,我們會得出一個N型曲線,即學習者從第一級簡報朝向第二級簡報邁進時,簡報的溝通效果是增加的,可是從第二級簡報朝在第三級簡報前進時,溝通成效反而是下降的(學習者的簡報製作技能提升,但溝通效果反降),只有學習進入到第四級簡報才算破繭而出,也才能再次提高溝通成效到另一個境界。

 

 

簡報人最大的敵人是自己
我們可以說,所有的簡報學習者,不論時間長短,最終都將進入第三級簡報,但是大多數這個階段的簡報人都深陷泥沼而不自知,只有非常少數的人可以穿越學習障礙到達第四級簡報。或者我們也可以說,從第三級簡報進階到第四級簡報是最困難的,因為除了要學習大量的製作觀念、技巧之外,更重要的還有心態調整。

 

 

讓我們複習一下學到了些什麼︰
學習簡報製作的技巧,就是學習以文字為主到以視覺化為主的簡報呈現方式。
學習簡報製作的技巧,就是學習Cliff Atkinson所說的Beyond Bullet Points。﹙指少用項目符號,少用純文字的表現方式﹚
學習簡報製作的技巧,就是學習從簡報軟體走到簡報周邊軟體。﹙從學習PowerPoint到學習影像處理、螢幕擷取、美術設計...等應用軟體﹚
學習簡報製作的技巧,就是學習從第三級簡報跨越到第四級簡報。
學習簡報製作的技巧,就是學習先倒空自己,看看自己還有那些不足之處。

 

 

見山是山、見山不是山、見山又見山
如果以簡報內容的困難度來看,簡報學習者會歷經三個階段,第一個階段︰簡報製作真的很簡單!﹙見山是山﹚,第二個階段︰簡報製作真不簡單﹙見山不是山,簡報真是不簡單的報告﹚,第三個階段︰原來製作簡單的簡報才是不簡單。﹙見山又是山﹚,希望您不斷提升簡報的境界!

 

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