商業簡報的時間管理

January 16, 2007

管理大師麥可‧波特曾經說過:所謂策略,不是去做什麼(What to Do),而是決定不做什麼(What not to Do)。義大利經濟學者帕列托曾經提出80/20的重點法則,說明許多事物80%的現象是由20%的原因所造成。關於商業簡報,你決定不作些什麼?商業簡報20%的重點又是那些?

 

 

以限制為出發點,學習在框架下的思考
年輕人總是追求狂傲不羈的無邊創意,很好,但也經常與現實脫離。現在的我,欣賞的是限制條件下的自由空間。以佛學的觀點來看,戒雖然是一種限制,戒同時也是一種保護,保護我們的身心不要做出傷害自己的事。商業簡報同樣是以限制為出發點,在有限的時間內以有限的重點達成目的,在這種保護下可以避免一些旁枝末節,以核心概念取得認同。

 

 

每張投影片都應該是一種有限資源
因為簡報的時間有限,要溝通的重點有限,所以投影片應該被視為一種有限的資源,而不應過度使用,同時也避免細節、瑣碎性的內容報告。那些真正需要被完全理解的少數重點,才需要被轉換為投影片內容。看過那種投影片數量大於分鐘數﹙例如40張的投影片內容要在30分鐘內說明完畢﹚的簡報嗎?急著按投影片Page Down的動作,是不是像是在玩比手劃腳的猜字遊戲。

 

 

簡報溝通指數
在實施簡報之前,我們應該先了解簡報時間長度才能知道應該準備多少張投影片。在一般情形下,每張投影片的簡報時間約1-3分鐘,也就是說30分鐘的簡報最好準備15-20張的投影片。依著前述的概念更進一步,我們可以嚐試發展簡報溝通系數,這個公式如下︰
簡報溝通系數 =投影片張數/簡報時間
簡報溝通系數介於0.5-.0.7之間︰代表著內容適中的投影片數量,有著較佳的溝通效果。
簡報溝通系數大於0.7︰代表過多、更換頻率過高的投影片數量,容易形成節奏過於緊湊的簡報溝通模式。
簡報溝通指數小於0.5︰代表太少、更換步調緩慢的投影片數量,易形成枯燥乏味的簡報溝通模式。

 

 

更進一步的簡報時間管理
再以30分鐘的簡報時間為例,將20張投影片依「起承轉合」4個階段,進行更精確的時間管理︰

【起】時間約佔15% ﹙4-5分鐘﹚,約規劃3張投影片,簡報內容為︰簡報標題、作者、日期等說明、 開場白、自我介紹、主旨說明、簡報架構說明等。

【承】時間約佔35%﹙10-11分鐘﹚,約規劃7張投影片,簡報內容為﹕問題描敘、方法說明、問題分析、執行情況、計劃概要、市場分析等。

【轉】時間約佔35%﹙10-11分鐘﹚,約規劃7張投影片,簡報內容為﹕解決方式、行動建議、重點說明、執行細節、產品說明等。

【合】時間約佔15% ﹙4-5分鐘﹚,約規劃3張投影片,簡報內容為︰延伸出的問題、展望未來、重點回顧、結論、誌謝、Q&A等。

 

 

如手術般精確的商業簡報演出
看過Pro級的專業簡報演出嗎?當簡報開始時,主講者開始說明今天的講題內容,背後的投影片使用預存時間自動播放模式,隨著簡報者講解的進度,投影片自動轉換內容,這種人與投影片間的默契展現,需要不斷地演練,當然也是簡報時間管理觀念下最極致的表現。對大多數的使用者而言,或許不用達到這種標準,但排練時運用簡報軟體的計時功能,將有助於你建立更具體的時間觀念。

 

 

商業簡報的黃金10秒
考考你,每張投影片與觀眾互動的時間有多長?1-3分鐘?錯!那是每張投影片的平均壽命,這段時間裡大部份必需留給簡報人進行對台下觀眾的口語溝通。事實上每張投影片只有10秒鐘的時間與觀眾溝通,也就是說你必須利用這10秒鐘讓觀眾了解投影片再說什麼?接下來要說明的內容是什麼?10秒鐘之後讓他們的眼光從投影片轉移至主講者身上,這也就是為什麼你的簡報必需Keep It Simple的原因。

 

 

搔到癢處比全身按摩更重要
別貪心,成功的商業簡報,一個主軸、三至五個重點就夠了。商業簡報所追求的是重點而非完整、講清楚比說詳細更重要。學習簡報的時間管理觀念,學習當投影片的主人,而非被他們拖著走!

 

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