投影片的背景資訊

November 10, 2006

簡報投影片的構成內容中,除了與主題有關的內容外,還有許多的背景資訊。這些訊息雖然不見得很重要,而且還經常為人所視而不見,但這些資訊還是多多少少有些輔助說明功能。在標題投影片中的商標、公司標語、機密等級、版權聲明、簡報標題、簡報者名稱、簡報日期、頁碼等都屬於背景資訊。

 

 

在這麼多的背景資訊中,那些是重要的?那些是可有可無的?那些是加分的?還是呈現的愈完整愈好?首先,背景資訊就是背景資訊,許多訊息沒有必要在每一頁都出現。如果所有的背景資訊都在每張投影片中出現,會讓整份簡報看起來很雜亂(你一定看過那種每張投影片都要置入自己名字的簡報)。所以對於背景資訊的使用,應該抱持著除了必要才出現的原則,而非把所有的背景資訊全部放到投影片。

 

 

在「標題投影片」(簡報首頁)中,姓名、日期、公司名稱,這些是一定要出現的訊息。公司的Logo及Slogan也應該出現,才能傳遞出企業形象。至於其它項目如機密等級、版權聲明等,要視投影片的性質,如果要以書面方式呈現才需要加註這些資訊。「標題投影片」中出現的背景資訊不需再出現於「內容投影片」中,也不應該在每張投影片中加入簡報者名稱、日期等。

 

 

「內容投影片」是簡報的真正主角,因此應該儘量減少其它不必要的干擾。但是「頁次」這個一定要出現的背景資訊卻經常被人所省略。「頁次」有一個很重要的功能,就是方便台下觀眾能針對有問題的部份立刻指出是那張投影片。至於「內容投影片」該不該置入公司Logo及Slogan等企業形象的部份?有兩種方式皆是可考慮的作法。第一種方式是在簡報首頁、每個段落的章節頁以及結尾頁,設計出專屬的公司形象投影片,第二種方式是在每張投影片的角落中出現關於公司形象的背景資訊,這兩種方式皆屬正確作法。

 

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