商業簡報的溝通模式

October 26, 2006

並非所有的簡報者都喜歡使用簡報軟體。有些人認為使用PowerPoint之類的簡報工具會使觀眾的注意力分散,主角從主講者身上轉移到投影片。這種想法說明了簡報工具是一種兩面刃,如果有使用技巧,可以為你的溝通效果加分,如果缺乏正確的認知,不但達不到溝通效果,還有可能弄巧成拙。

 

釐清主講者、簡報內容與觀眾三者之間的關係
主講者、簡報、觀眾三者之間的關係,大多數的人會認同主講者是主角,簡報內容只是輔助工具,觀眾是要說服的對象。但實際上大部份的情形是:簡報內容變成主角、主講者變成輔助工具,客戶變成與事件無關的路人甲。

 

 

正確的簡報溝通模式
下次有機會進行簡報時,看看台下觀眾他們的眼光大部份的時間停駐在那裡,是主講者身上 還是簡報內容上。正確的簡報溝通模式:全場眼光應該集中在主講者身上。提到重點或需要解說之處,短暫的利用投影片來強調內容或解說,經過短暫的加強印象與快速理解主講者的想法後,再把視覺焦點回歸到主講者身上。商業簡報的溝通模式應該是:以觀眾為導向,追求清晰而非完整的溝通方式,需在有限時間內達成目的。
資料豐富、完整性高的內容並非正確的簡報溝通模式。我們經常可見塞滿文字與設計花俏的投影片內容,使得台下觀眾需同時聆聽主講者內容又要閱讀投影片文字,最後只能以失敗的溝通收場。簡報製作的重要精髓不在於簡報內容的豐富性、完整性,而是如何能讓觀眾非常專注的聽完演說者的內容,同時協助簡報者在最短時間內讓觀眾進入講題情境。

 

 

對於投影片內容的基本印象
基於商業簡報的溝通模式,我們可以產生一些關於正確投影片內容的基本印象,包括:少數文字的條列重點、有助於快速理解想法的圖解架構、精簡的一句話、分項說明的內容。而非讓簡報內容淪為讀稿機,更不應該將PowerPoint當成Word來使用。

 

 

從兩面刃成為秘密武器
商業簡報的目的在於讓觀眾心有戚戚焉地點頭,而非讓他們了解整個事件的來龍去脈。切記好的商業簡報就是不要讓觀眾思考(因無法理解而開始思考),要讓歡眾直接了解你所要表達的核心概念!一個成功的簡報是經由不斷認同、理解、認同、理解.....的過程,如果能掌握這個概念,簡報軟體就可以從一個兩面刃成為主講者的秘密武器。

 

 

別再讓簡報內容搶了你的風采,別再讓觀眾眼光停駐在投影片上的時間比你還久,要讓他們理解但是別讓他們閱讀。當不需使用投影片當輔助工具,而由主講者進行較長時間的解說時,請記得按下能使螢幕變黑的按鍵(B),讓觀眾目光重新回到你的身上。

 

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