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最快速調整物件格式之作法


商業簡報的製作過程,約有60%以上屬於重複性動作。因此,在十倍速簡報製作的觀念中,處理大量、重複性的動作,就成了提升製作效率的主要關鍵。能夠找出「一次處理、重複套用」的作法,就能節省使用PowerPoint時的大量時間。

簡報軟體有許多作法都能調整格式。數量不多時,逐一調整物件格式,也不會浪費太多時間。物件稍多時,利用複製格式工具(路徑:常用 > 複製格式),也能快速達成目的。但是,如果你的整份簡報中,有大量、跨頁的物件需要調整為相同格式時,最快速的作法,並不存在於PowerPoint工具列之中,它屬於隱藏版功能。

看看下列題目,左右兩側物件,色彩不同、字型大小不同、左側圖形無外框,右側有外框。如何以最快速方式,將左側物件中的多項格式,同時套用於右側6個物件之中?

三種作法比較如下:

作法一、逐一調整右側物件格式

在每個物件上重複進行調整字型、色彩、框線之動作,總共重複6次。這是最浪費時間的作法,也是大多數人的作法。採取這種作法,因為人的涉入程度太高,所以相對的出錯機率也高。

作法二、使用複製格式工具

點選左側物件,在複製格式工具(路徑:常用>複製格式)上進行Double Click(可連續使用複製格式工具),在右側物件上點擊6次,完成多項格式套用。採取這種作法還不錯,屬於高手等級。但是,這還不是最快速作法。

作法三、利用隱藏版快捷鍵:Ctrl+Shift+C及Ctrl+Shift+V

複製格式工具(作法二)能夠進行跨頁格式調整。但是,問題在於:有多少物件要調整,就必須點擊多少次。如果整份簡報,有100項跨頁物件需要調整格式,就要小心你的食指抽筋。複製格式工具無法以滑鼠「框選」方式,而只能以逐一「點擊」方式修正內容。

在所有調整批次物件格式的作法中,最有效率是使用Ctrl+Shift+C(複製格式)及Ctrl+Shift+V(貼上格式)這兩組快捷鍵。只是,這種作法並不存在於工具列中。最高效率作法:在左側物件上,按下Ctrl+Shift+C,接著以滑鼠框選右側6個物件,按下Ctrl+Shift+V後,就能一次搞定所有動作。採取這種作法只要複製格式工具的1/6時間,而且調整數量眾多時,效率差異就更大。

在十倍速簡報製作的觀念中,PowerPoint製作可以提升的效率並非10%或20%,而是10X。完整操作步驟之說明,請下載實作檔案

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