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商業簡報大掃除-Presentation,Lite!


佈新之前先除舊 在此歲末年終之際,我想將這幾月所發表的文章重新整理一番,以「除舊」、「減重」為主題,並試著補充一些簡報製作上的新觀念,為丙戌年劃上一個句點。

記得為簡報製作插入一個流程 製作簡報內容是一件苦差事﹙如果你是把PowerPoint當PowerPoint使用,而不是把PowerPoint當Word使用﹚,每張投影片可能都要奮鬥上幾個鐘頭,經常一整天的時間下來也只能製作出四、五張投影片﹙奇怪,不就幾張圖、幾段文字嗎?﹚。花了這麼多功夫、心血才完成的簡報內容,別忘了,在簡報完成前,插入Save前的最後一個步驟︰「減重」。

吳董事長的教誨︰先研究不傷身體,再講究效果 「減重」在這裡指的是一個抽象概念,指簡報內容完成前應該進行全面性的檢視。因為簡報時間是如此有限、觀眾注意力是如此有限,他們是如此容易的被跟丟。簡報人再追求「策略性」、「技術面」的思考前,我們應該先顧好「基本盤」,而「減重」則是「基本盤」裡最重要的工作。什麼是全面性的檢視?其中包括了︰減少重點、減少檔案大小、減少投影片、減少細節、減少文字、減少美術風格....以及投影片中一切族繁不及備載的可視元素。

整份簡報大掃除 貪多嚼不爛,太多重點就是沒有重點。簡報內容追求的是策略而非完整,減少重點才能突顯重點 。簡報人應該從沒有主軸、很多重點的內容調整為一個主軸、三至五個重點,並且思考那些投影片可以直接刪除,那些內容只要經由口頭帶過即可,那些重點內容則應該轉換成投影片。

整段文字大掃除 長篇大論是關閉溝通管道的最快方式,一長串的文字會讓眼皮自動闔上。簡報過程中如果有一段內容需要台下觀眾清楚地閱讀時,請以一個段落為限,並試著減少、濃縮不必要的贅字。

背景資訊大掃除 既然是背景資訊就不要搶當主角。儘量將所有要交代的背景訊息集中在首頁一次說明,而不是在每張投影片中交代所有的瑣碎細節。把主舞台留給「簡報主題」,但是千萬記得為每張投影片中加入頁次。

條列句大掃除 把想說的長篇大論抓出重點改以條列句方式呈現,如果可以應該儘量採用對仗的方式敘述,每行文字字數應儘量控制在不換行的範圍內。