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商業簡報製作的學習階梯


或許是因為進入門檻太低,商業簡報製作容易讓人產生一種錯覺,讓人誤以為自己擁有過人的製作實力。在自己的職場生涯中,遇到過許多「信心大過於實力」的簡報人,自信的展示錯誤百出簡報內容。關於簡報製作,我們應該更謙虛的學習,清楚自己製作實力的位階,才能跨越「第四級簡報」的鴻溝。

商業簡報製作的五種等級 我喜歡觀察別人的簡報內容,也看過非常多的PPT檔﹙至少看過過5萬份以上﹚。依循著簡報製作知識,再配合上自己的歷程,我將簡報製作的學習過程,分為五個階段。每個階段都對應不同的能力與實務技能,每個階段從最上游的製作觀念到最下游的實務技能也有所差異。在這個單元中,你可以把它當作簡報的學習之梯,檢視自己位於簡報製作水準中的那個階段,還需要補齊那些實務技能與製作觀念,找出提升簡報製作能力的捷徑,再循著簡報學習之梯向上爬升。

第一級簡報︰個人基本簡報 起步期。初學者開始接觸簡報軟體的0-6個月內,所製作出的簡報內容通常屬於第一級簡報。這個時期的學習者通常認為簡報製作是很容易的,因為當他們開始熟悉簡報軟體的使用介面與基本操作時,經常將PowerPoint視為簡易版的Word來使用。在這個階段中,主要以文字為主要溝通模式,但是對於文字的掌握並不精確,不是字數太多﹙把PowerPoint當Word使用﹚,就是字數太少﹙把簡報內容當成提詞稿﹚,內容製作也大多使用簡報軟體的設定值。第一級簡報的學習者可以自己揣摩著使用軟體,較快速的方式是購買簡報軟體的教學書籍,並且努力學習簡報軟體的進階使用技巧。

第二級簡報︰個人進階簡報 蹣跚期。當初學者經歷了前半年的學習過程後,接下來的6個月-1年內會進步到個人進階簡報階段。這個時期的使用者會開始觀摩別人所製作的簡報內容,同時開始學習進階的簡報軟體操作技巧。在第二級簡報中,仍以文字為主要溝通模式,但是逐漸輔以少部份的視覺化方式呈現,也會開始使用表格、圖表、圖片來豐富簡報內容。比較有效率的簡報人可以學習圖形搜尋技巧、學習使用繪圖、螢幕擷取、影像管理等應用軟體之技巧。

第三級簡報︰個人技巧簡報 撞牆期。學習者在使用簡報軟體1年之後到∞期間會進入第三級簡報。這個時期的人開始覺得使用簡報軟體起來得心應手,並開始將所有學習到的簡報技巧未經判斷的大量運用在簡報中,視簡報為個人簡報技巧成果展示。撩亂的設計風格、五彩繽紛的顏色、缺乏目的性的動畫效果、爆增的檔案容量是這個階段的特徵,使得投影片看起來雜亂無章。絕大多數的簡報人會停駐在這個階段並且永無出期,通常他們造成混亂而不自知。簡報人如果要跳脫這個深淵,應該要學習商業簡報的溝通模式、簡報製作的原則、了解簡報文字敘述的正確方式、熟悉視覺化的呈現方式,並且培養出能製作差異化簡報的能力。