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簡報製作中的AI工具運用觀

職場工作者們,你是否看過一些網路影片,YTR們示範著如何運用AI生成式工具,在五分鐘內快速完成一份簡報?或是展示如何運用Canva、Gamma等新世代的AI簡報工具,同時強調著只要用過之後再也回不去了?或者大聲宣佈著PowerPoint已死?面對已出現、今出現、將出現的海量AI工具,我們的時間有限,該學習、該忽略哪些簡報工具與技巧?對面AI世代,要如何哪些正確心態,如何善用科技,才能真正輔助簡報者提升溝通品質?





首先,我們從四種AI科技的應用角度切入這個主題:一、快速搞定,二、世代交替,三、科技盲目,四、全面滲透;來說明坊間常見的AI簡報運用法迷思與筆者認為的正確使用觀念。


一、快速搞定:

網路上常見的AI簡報應用法,就是請ChatGPT針對一個主題(例如:針對○○產品生產生行銷企劃案),生成一份二階層式的內容,接著導入Word標題樣式或是加入Mardown語法,然後匯入PowerPoint,最後再利用M365的Design Idea工具排版完成內容。


簡單來說,這種生成方式由四個步驟所組成:1.ChatGPT生成內容。2.將內容定義為二階格式。3.匯入PowerPoint之中。4.利用PowerPoint內建的AI工具Design Idea進行排版。


這樣的作法有什麼問題?在管理學中,人們經常討論,倒底要把事情做對?還是做對的事情?然而採取了快速搞定法,你將發現以上兩種標準皆無法達成,因為這種作法只是讓簡報這件事情完成了,它尚未到達「對」的層次。更精確地說,它只是交差了事,產出了一堆快速垃圾。因為,這種作法忽略了簡報過程中最核心的部分:前期規劃。其中包括了:目標對象分析、需求掌握、重點分析、目的設定、發展提案策略...等重點內容。任何稍具觀念的簡報者都知道,你必須先完成上述系列動作之後,才可能建構出符合目標對象需求的兩階內容。


接著,再探討更深層也更基礎的議題,簡報者為何站在台上?是創造價值與分享洞察?還是說明內容、完成工作?快速搞定法背後的基本假設:你不必花6個小時去精心規劃出一份80分的簡報,你只要花6分鐘,就可以快速生成一份60分的內容。科技的目的在於提升而非墮落,重點是讓簡報品質如何能從80分提升至95分,而不是採取快速作法完成一個降版的60分內容。因此,思考如何創造簡報者在台上的價值,才是運用AI科技的重點。


當然,你可以說我先利用這套快速流程產生草稿,先求有、再求好。先產生60分的內容之後再進行微調改善。這裡有個重要觀點必須釐清,要建構簡報成為一個系統,並不是徵調的問題。系統必須是由上而下、主軸貫穿的,以這種方式生成內容之後再進行微調是不可能實現的。快速搞定法如果想要建構系統的唯一作法,就是砍掉重練。


職場簡報是效率與專業的平衡,快速搞定法走向效率的極致,內容卻毫無深度可言。不然下次準備簡報時,你不妨試試一次這種作法,看看主管及觀眾的反應如何?客戶買不買單?



二、世代交替:

有些YTR為了追求流量,動輒以聳動標題宣稱自己所介紹的AI工具都是殺手級應用,解說著自從使用了Canva、Gamma等新世代AI簡報工具之後,自己再也不使用PowerPoint了。其實,在簡報軟體的領域裡,從來不缺乏推陳出新的應用程式(例如:Prezi、Zoho Shoe、Libre Office...等)。每隔一段期間,就會有人跳出來說明某個應用服務即將徹底改變簡報生態,但是多年之後,PowerPoint不但一直存在,而且持續狀大。


為什麼不論AI工具如何百花齊放,PowerPoint的地位仍然難以撼動?因為不論簡報軟體裡,AI工具與非AI工具的功能性,PowerPoint都海放其他軟體好幾條街。許多網路影片所介紹的內容,是因為排版需求而使用了線上生成式工具,但是PowerPoint裡的AI功能(設計構想Design Idea)與M365 Office Copilot都比Canva、Gamma等強大的許多。而且,即使PowerPoint在某個功能上落後其他工具,你放心,微軟也有本事在短時間內快速超車。


另外,扣除了AI功能,簡報者再挑選工具時,也應該通盤考慮其他功能的整體性。除了排版需求,在圖表、圖片、動畫、轉場、前期設定...等廣大功能表現上,PowerPoint也都大幅領先這些潛在對手。你實在沒有避要為了單一功能,而放棄了已投入了軟體與學習成本的更佳工具。


因此,除了跟上流行資訊、學習新知與滿足好奇心之外,我們真的無法理解,為何簡報者需要花費寶貴時間,去重新學習一個整體功能相對簡陋且可能需要再額外付費的簡報工具?


最後,還有一個重要議題必須討論。如果你製作的是個人簡報,也就是不需要與他人的簡報之間進行整合,那使用Canva、Gamma等工具製作的內容當然沒有問題。但是如果你身處於職場工作中,製作內容主要仍以商業簡報為主。屆時,就會產生同事間的資料對接、Excel及Word內容與簡報工具的相互整合的問題。在這個資料跨界整合的範疇裡,PowerPoint一直都是遙遙領先,打遍天下無敵手。


不要憑藉單點功能就要推翻全盤設計。那些動不動就宣稱用過了新工具之後,就再也回不去的使用者,最終還是離不開PowerPoint的懷抱!



三、科技盲目者

網路上還有一些YTR們,宣稱自從使用ChatGPT的圖表外掛程式之後,從此再也不使用Office的工具來製作圖表了,最後再補充說明以這種方式形成圖表的優缺點。優點是方便好用、缺點是產生的圖表後必須採取擷圖插入PowerPoint之中,而且日後修改資料時,必須再次輸入原始資料才能重新產製內容。


這些論述聽起來怪怪的,這些工具的優點,不是三十年前Office的圖表工具就已經擁有了,而這些缺點,不是三十年前Office的圖表工具就已經克服了。我們實在沒有必要僅僅為了達成宣揚新科技的目的,而選擇性的當起了盲人,將早就存在而且功能更強大的Office圖表工具視而不見,只是為了告訴大家自己發現了一些ChpatGPT的新外掛。


心理學家亞伯拉罕·馬斯洛曾說:「當你的手中只有鐵槌時,傾向把所有的問題當成釘子來處理」。AI工具不一定是所有問題的最佳解,只是你的工具箱裡多了一樣新工具:鐵槌。以往,簡報者的工具箱裡,只有簡報軟體(起子)與專業美術軟體(扳手),AI工具出現之後,製作者新增了一種利器選擇。


舉例:以往製作者再處理圖文排版、圖表生成、圖片去背、圖片容量縮小等問題時,主要依賴簡報軟體、專業美術軟體這兩種工具,當AI科技出現後, 簡報者出現了第三種工具的選擇性。但是,AI工具一定是解決這些問題的最佳解?未必。以縮小圖片容量為例,運用PowerPoint的內建功能,就遠超過了許多線上圖片處理的AI工具。


在簡報製作的專業領域裡,你不可能單憑一些新興的AI工具就制霸江湖。在你的工具箱裡,除了鐵槌(AI工具)之外,還要有起子(PowerPoint簡報軟體,以最有效率的方式處理大多數的製作問題)及扳手(專業美術軟體,例如:Illustrator,處理進階、客製化的簡報製作問題)。你必須從這三個工具選項中,找到最有效率,並且符合任務要求的方法。



四、全面滲透

人們在面對新科技時總是喜歡誇大療效。AI工具的雨後春筍,並不會改變簡報產出的既有流程,但是一定會在既有的流程之下進行全面滲透,如下圖所示:



所以,我們應該以何種心態擁抱AI工具?應該視它為一種「加法」而非「減法」,它無法讓你「減去」學習PowerPoint基本與進階製作技巧所需要的時間,也無讓你「跳過」學習簡報前期規劃所需要的精緻步驟。「加法」的思維告訴你,沒有彎道超車這件事,所有既往的基本能力一樣重要,持續鑽研專業美術工具仍是客製化想法唯一的路徑,而你如果志在成為一位專業的簡報者,那麼現在起,你必須「額外」多學習如何運用AI工具,來為一些簡報的環節中進行加分。


如果我們能從全面滲透的角度,如實地展開從規劃、設計、準備,至上台的完整簡報流程。那麼,你將發現AI工具在每個環節之中,都提供了簡報者從80分進步到95分的成功之道。


結論:

在這波興起的AI簡報工具浪潮裡,少數是有用內容,多數是趣味資訊。那些YTR們習慣採取偏執性的觀點來宣稱AI神奇戲法。其實,那些新興科技也沒那麼神奇。但是,如果回歸簡報者的基本功能與規劃流程,並且懂得如何善用這些AI工具,那麼,在每個簡報環節中,真的可以讓人處處有驚喜。


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