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  • 韓 明文

簡報製作中的意義思考

Updated: Sep 18

在你過往準備簡報的經驗中,花在前期構思與投影片製作的時間分配比例如何?還是將兩種作業採取平行處理;一邊構思內容、一邊製作投影片?對於許多表達者而言,簡報就是裝進一些份量還不錯的資訊,再來回調整個幾次,最後插入頁碼,整份簡報就算大功告成了。


簡報者所必須留意的是,即使你的內容都是零碎片斷,簡報軟體還是能給你一個完整事物的假相。我們必須認清一個事實,並不是在PowerPoint中,裝滿了各式各樣的資訊,就代表我們經過了仔細思考。


本文摘自「意義思考的力量」商周出版



有一種漂亮,是令人討厭的漂亮

除了讓規劃歸規劃、製作歸製作,簡報者也別讓自己淪為專業美工,成為資料數據的美化者。再精緻的包裝,也解決不了內容缺乏組織性的亂象。如果簡報者企圖以化妝術去掩蓋貧瘠的想法,你的投影片所展現出來的漂亮,也只是一種令人感覺到討厭的漂亮。


技術是用來服務想法,而不是讓技術本身成為主角。如果只是追求一堆漂亮姿色的影像,最後就會淪為以「法式餐盤去裝泡麵」的窘境。簡報技巧如同料理,只要食材本身夠好,就只需要加入最少的調味料。畢竟,人們是為了吃東西,才去加調味料,而不是為了吃調味料,才去吃東西。


不論漂亮的投影片,或是流暢的口語,這些都不是我們所追求的重點。把時間花在正確的方向上,讓一切重點回歸到簡報者的上台目的:「提供他人整理過後的資訊,並且創造出附加價值」。


「意義思考」與簡報製作的關係,主要在於規劃與製作之間的時間分配比例。但是,在眾多投影片中,有一張內容與「意義思考」直接相關,它是「意義思考」的視覺化呈現,也可稱之為「關鍵投影片」(Killer Slide)。這張投影片,也就是第五章內容中,說明「意義思考」九大公式時,所提及的代表性視覺化圖形。


「意義思考」與關鍵投影片的關係

近年來,有許多科技性公司流行「一頁式簡報法」,目的是希望以一張投影片的空間作為限制條件,藉以讓簡報者釐清真正關鍵的重點在哪裡,以增加彼此間的溝通效率。雖然「一頁式簡報」的立意良好,但是多數人卻誤解了其中奧義。



多數簡報者以錯誤的方式製作「一頁式簡報」。他們以縮小投影片尺寸方式,把原本需要用到五至七張簡報才能說明清楚的內容,硬是擠進一張投影片的空間。採取這種作法,對於節能、減碳、愛地球,其實沒有多大幫助的。這種思維,只是讓別人用更看不清楚內容的方式來陳述想法,這種簡報讓人不忍直視。


仔細思考,其實採取一張投影片置入多張縮圖的作法,與原來使用多張投影片的方式,兩者所花費的溝通時間是一樣的。只是前者更看不清楚而已。重點是,一張投影片需要多少錢?如果這就是所謂的「一頁式簡報」精神,還不如直接限制使用投影片總頁數,或是採取嚴格控管簡報時間的作法。這樣,至少對於擁有決策權及老花眼的高階主管們還算友善點。


嚴重誤解!「一頁式簡報」的精神

真正「一頁式簡報」的精神,不是把多張投影片擠進一個狹小空間,而且以一張最重要的投影片,去代表大多數的想法。這張最重要的投影片,也可稱為「關鍵投影片」(Killer Slide)。最重要的就應該最明顯,這張投影片的主要功能,就是把簡報者從腦海中挖掘出來的「意義」,轉換為肉眼可見的形式。


因此,「一頁式簡報法」所要發揮的功能並不是節省空間,而是要發揮「以小見大」的精神,給予最重要概念一個清楚位置。「關鍵投影片」是什麼?它是整份簡報內容中,絕對不能被跳過的一張投影片。


「意義思考」建議簡報者從兩種角度使用「一頁式簡報」。第一種:掌握重點方式,整份簡報只使一張「關鍵投影片」說明即可,其餘投片一概刪除。第二種:縮圖模式,如果簡報者覺得內容太少,希望多增加一些元素,則可以在正中央處置入「關鍵投影片」,再依此「意義」發展出第二階內容,而不是採取彼此間獨立存在的作法。



書 名:意義思考的力量

作 者: 韓明文

出版社:商周出版

網 址:https://www.books.com.tw/products/0010838955


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