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投影片版面正确的配置方式

<韩明文 2006/11/13>

PowerPoint 2004中提供了31种投影片内容的版面配置方式，有条列句、各种图表与文字的配置关系、直式与横式的排版方式，我想要讨论的不是这种投影片的版面配置方式。这里想说明的是具沟通效果的五种投影片呈现方式，包括：（1）力求精简的整段文字叙述（2）条列句式的纯文字呈现方式（3）条列句式的图解呈现方式（4）概念关系图解（5）表格、图表或图片等视觉化呈现方式。见下图所示：

各项内容说明如下：
（1）力求精简的整段文字叙述：简报新手最常犯的错误之一就是把PowerPoint当成Word使用，把所有想表达的文字内容全部放进投影片中。当商业简报会使用整段文字来说明内容时，代表这句话的意义非凡，需要让每位观众都能看清楚、完全理解。如果整份简报内容从头到尾都是文字密布就是错误的内容呈现方式。

（2）条列句式的纯文字呈现方式：字数精简的条列句也是投影片正确的表达方式之一，经由将重点摘要成条列句之方式可以让沟通的内容更容易说明。纯文字式的条列句在制作上很容易，但却不宜大量使用，如果连续出现的数张投影片都以纯文字方式呈现，会让整个简报过程显得枯燥乏味。

（3）条列句式的图解呈现方式：简报的内容在於交待重点而非细节，所以条列句是投影片中最常见的表达方式。当条列句的投影片连续出现太多张时，我们应该作些变化，例如将条列句改以图解呈现。如何将纯文字式的条列式改以图解方式呈现，请参阅条列句视觉化的两种方式。

（4）概念关系图解：概念关系图解是五种表达方式中困难度最高的，简报制作者应该具备一些图解的知识，把每张投影片内容所要说明的概念改以图解方式说明。简报者要对关键字、内容概念的有所掌握，再找到适当的图解架构後才能制作出专业的概念关系图解。

（5）表格、图表或图片等视觉化呈现方式：商业简报是以视觉为沟通导向，除了概念关系图解，还可以将内容摘要整理成表格或图表，或搭配上能加强概念说明的图片，经由图文并茂的排版让简报内容看起来更Pro。

这是制作简报时五种正确的版面配置方式，这些知识来自於对於商业简报这种媒介沟通模式的理解，并且能以观众的立场制作投影片内容。