簡報常見的四大錯誤

<韓明文 2006/11/14>

把觀眾當讀者、 把投影用簡報當成書面用簡報、 把準備資料當成簡報資料、 把提詞稿當成簡報內容，這是簡報新手常犯的四大錯誤，內容說明請參閱下圖所示：

第一型錯誤：錯把「觀眾」當成「讀者」
簡報者最常犯的錯誤之一就是錯把「觀眾」當成「讀者」。讓投影片充斥著密密麻麻的文字，忘了投影片的目的在於協助重點處的理解。記住！長篇大論的文字是關閉溝通管道的最快方式。很多商業簡報的初學者會認為簡報內容愈詳盡，愈有助於觀眾了解主講者的想法，如果文字愈多，即使有說明不清楚之處，對方也可以自行閱讀，其實這是錯誤觀念。別忘了，投影片不是主角，簡報者才是。投影片用途是讓觀眾快速理解主講者的概要後，迅速將注意力回到簡報者身上。許多商業簡報都犯了文字敘述過於完整的錯誤，觀眾真正想聽的只有重點與結論。簡報是一種時效下的溝通方式，重點不在於你說了多少，而是說了些什麼。

第二型錯誤：錯把「投影用簡報」當成「書面用簡報」
把「投影用簡報」當成「書面用簡報」是初學者常犯的第二種錯誤。 「投影用簡報」強調的是理解性，「書面用簡報」追求的是完整性。除此之外，兩者在顏色、字型、行距設定及母片運用上也有所差異，讀者應針對簡報用途的不同而加以調整。「投影用簡報」是簡報進行中的輔助工具，「書面用簡報」則是會後的分發資料，以供對方後續閱讀及參考存檔，兩者用途並不相同。

第三型錯誤：錯把「準備資料」當成「簡報資料」
把所有蒐集到的資料全部放進投影片中是簡報者常犯的第三種錯誤。這是因為簡報者認為資料準備愈多愈能顯示出自己的用心。從簡報製作流程來看，這是兩種不同階段的產物，別忘了商業簡報是一種時限內需達成目的之藝術，出現非關聯性的資訊將可能使重點失焦。很多簡報的新手以為投影片內容愈多，代表準備愈充份，獲得客戶（觀眾）青睞的機會也愈高，因此有必要將所有收集到的資料全部放在簡報中。簡報資料應以能支持論點、提出證據、助於理解或輔助說明為主，其它無關或準備階段時所收集的資料應經過篩選，去蕪存菁後再考量是否採用。簡報內容在「精」而不在「多」。所有投影片應該依簡報者習慣說故事的方式來呈現，而非愈多愈好，如果能使台下觀眾不斷地經驗「理解且認同」的過程，就能提高達成目標的機率。

第四型錯誤：錯把「提詞稿」當成「簡報內容」
將投影片當成提詞工具是常見的第四種錯誤。提供簡報者作為提詞工具是投影片功能之一，但並非主要功能。如果從提詞稿的角度製作投影片，投影片內容將只對簡報者產生意義，對於增加觀眾理解將不會有任何助益。初學者誤認為把簡報拿來當成提詞工具就不會忘記要說明的內容了。投影片的對象是觀眾而非主講者自己。提詞稿對觀眾而言是無法產生意義的。簡報內容如果不是為了觀眾所量身打造，他們不是聽得滿頭霧水就是在心裡離你遠去。