從商業簡報的角度看PowerPoint 2007 （上）

如果你有興趣，現在可以透過Online的方式預先體驗PowerPoint 2007 beta2

<韓明文 2006/10/18>

懷著興奮的心情，體驗PowerPoint 2007
之前曾經在YouTube上驚鴻一瞥PowerPoint 2007，當時在影片中看見PowerPoint 2007所新增的SmartArt功能，覺得大為驚訝（一種可將條列式文字內容快速轉換為圖解模式的新功能），也對新增的圖解特效感到驚艷。我想如果用最短的字來形容PowerPoint 2007，應該就是「漂亮」。

PowerPoint 2007是彩色的
PowerPoint 2007 beta 2在介面上的升級我並不討論。在製作功能上，多了更多的設計選擇，有更多的字型、特效、圖解模式、顏色模組、立體效果。簡單的說就是融入了許多之前必須經由專業美術設計軟體才能製作出的效果。經由微軟人員精心的規劃，明年起即使沒有美術背景的大多數企劃人，也可以輕易地製作出具設計感的文字、表格、圖解模式。

商業簡報的學習歷程
每個人可以從不同的角度來體驗PowerPoint 2007 beta2，我則是從商業簡報製作的角度來觀察它。隨著線上體驗的時間愈來愈長，我對它的感受從興奮轉為憂慮。我思考著要從什麼樣的視角來評斷它？最後我選擇了「商業簡報的學習歷程」來檢視它，請參閱下圖：

我的理由是：一個簡報的初學者要成為簡報達人，在每個學習的階段中，應該具備一些知識（也可以說是我自己的學習歷程）。首先，應該對於商業簡報有基本的認知，這包括了：對簡報這種工具溝通模式的理解，知道主講者、簡報內容與觀眾之間的定位與需求。接著，應該對於簡報的設計原則進行了解，這有利於爾後設計投影片時有一個清楚的指導方針。再來，應該學習商業簡報它特的有呈現方式，其中包括了：圖解的技巧、文字的溝通方式、強調重點的方法.....以及許許多多的注意事項。這些零零總總的呈現方式都是由簡報設計原則中所發展出來的。最後，應該跳脫簡報軟體制式化的設計元素，量身打造一個與眾不同的商業簡報。

再回頭看看PowerPoint 2007 beta2
有了上述的檢驗尺後，再回頭看看PowerPoint 2007 beta2，看看它加強了簡報學習程中的那個部份？嗯~它主要加強了「商業簡報的呈現方式」這個部份。再說的精確一點，就是第三個部份中視覺化呈現的部份。我們可以說它是簡報包裝的部份，從文字、表格到概念關係圖解。我的憂慮來了...

是史上最強的簡報軟體，還是史上最大的混亂
我看PowerPoint 2007 beta2，炫！可以釋放出前所未有的視覺化力量，也可以說它是「個人簡報」（非商業簡報）的極致。我的憂慮是：如果沒有具備第一、第二部份知識的初學者直接接觸到這個軟體，在不了解商業簡報設計原則、溝通模式的情形下，會不會形成更大的混亂？雖然這種混亂會被大多數人所視而不見。我擔心的是：PowerPoint 2007會讓簡報淪為初學者展示學習成果的發表會，告訴別人自己熟練簡報軟體的操作到什麼地步，卻不知道什麼才是正確的溝通模式。於是雜亂無章的簡報內容一一出爐。12種字型、28種顏色組合、15種特效...全部出籠。如果沒有簡報設計原則這種約束性的力量與知識，即使給你成千上萬的化妝品，也不代表你就會、就能化妝，也不一定能贏得愛人的芳心。

學習如何駕馭PowerPoint 2007的知識
明年起，我們肯定會見到愈來愈多的漂亮簡報開始出現在面前，讓我們迫不急待地淘汰使用著正順手的PowerPoint 2004。但是，在此同時，建議您是否應該在PowerPoint 2007 上市前的空檔，了解一下簡報的正確溝通模式。或者思索一下簡報最初的目的是什麼？那種圖解模式最能符合要傳達的概念？這個社會看不見的倫理、道德、宗教才是維持社會安定的主要力量。PowerPoint 2007的使用者應該在心中常記得一把尺，學習看不定的規則、秩序、規範。PowerPoint 2007不會告訴你，張與張的投影片之間應該具備統一的製作規範，所以你應該學習簡報設計的原則來掌握Office PowerPoint 2007。