M.W商業簡報理念

從「簡報學」角度發展簡報製作的專業知識

<韓明文 2007/02/02>

一個知識缺口
從2004年起，我開始發展「簡報學」觀念，希望能以較為完整的簡報知識取代零散的「簡報技巧」。我感覺到簡報製作的知識領域中「需求面」與「供給面」之間存在著一個落差。這裡似乎存在著一個知識缺口！

簡報製作知識的需求端
在一端，我看到一場好的簡報內容在幾十分鐘的IPO場合﹙華爾街﹚中，為公司瞬間增加數百萬美元的市值，我看到每天約新增3,000萬個PPT檔，我看到Microsoft OFFICE系列中簡報軟體的使用率﹙Office系列應用軟體的使用率為︰1.Word 2.PowerPoint 3.Exce 4.Access 5.FrontPage，PowerPoint應該是所有應用軟體中，僅次於Explore、Outlook、Word，使用率第四的軟體﹚，我也看到愈多愈多的User在撰寫企劃書時，逐漸使用PowerPoint取代Word。

簡報製作知識的供給端
在另一端，我看到市面上充斥著簡報軟體操作、如何上台簡報之類的參考書籍，卻沒有教導如何製作出正確簡報觀念的出版物。我看到坊間所提供的簡報教育訓練課程的狀況也是如此，學習項目中不是簡報應用軟體的操作技巧，就是教導學員如何上台不緊張，課程中如果有提及簡報內容製作的知識，大概一堂課、三小時之內就講解完畢了。

借助相關領域發展「簡報學」
在感受到商業簡報的知識缺口後，我開始理解「簡報學」並非現成的知識領域。因此我試著從傳播理論、認知心理學、圖解學、色彩學、排版知識、管理學、自己的製作經驗、國際級的商業簡報中整合出相關知識。花了三年多的時間，系統性的分析近五萬份的商業簡報實例後，逐漸整合出「簡報學」的知識架構。我希望在商業簡報的製作領域中，針對每一個面向，每一個細節，進行深度檢視，作到真正的「一門深入」。我試著讓簡報的製作知識有些理論、根據，我也希望這些知識的背後最好有一些學者的研究支持﹙例如為什麼簡報應該使用中黑體，因為研究顯示這種字體的能見度最好...﹚，讓簡報製作的知識不再只是自己看了一場別人的簡報內容後所發表的高見、觀察與感想。我希望簡報製作不只是發表幾篇文章、幾個觀念，以及一些零散的知識。

「簡報學」的目標︰知其然，亦知其所以然
簡報內容為什麼應該採簡潔的方式呈現？這是簡報製作中非常基礎的觀念，一般人可以把它當成一個原則或是常識記憶在腦海中。但是從「簡報學」的角度，我期盼每一個學習者即使在面對如此基本的簡報觀念時，都能清楚地了解到這是因為簡報特有的溝通模式、投影片在簡報人與觀眾中所扮演的角色下，導致每張投影片與觀眾接觸的時間非常短暫，所以才應該用簡潔的方式來呈現簡報內容。在我的觀念裡，知其然，亦知其所以然，才算是真正的學習，面對層不出窮的況狀時，才有能力作出正確判斷。

「台上十分鐘，台下十年功」
關於商業簡報的知識，有些人聚焦在「台上十分鐘」，教導簡報實施階段自我表達的演說技巧，這對每個上班族而言都很重要必修功課。而我想針對的是上台之前準備簡報內容的前置作業。如果時間允許，我希望花10年時間，撰寫出「簡報學」的教科書，用一個學期的時間，而不是3小時，只說明簡報內容的製作觀念、細節與原則。

所以我試著以發展「簡報學」為理念，希望以較明顯的位置，一方面提醒大家認知簡報製作的重要性，一方面提醒自己架構出更完整的知識內容。